电子政务效益研究的出发点:目标性、可行性、系统可用性、经济性

  电子政务效益研究价值

  凡是IT技术应用效益问题都是值得讨论的。因为IT应用不是简单的直接应用,如同一般工具那样。IT应用通常都意味着一种新的系统重组,是非常复杂的应用,正因为这种应用的复杂性,造成了应用效益的问题。我们知道ERP、MIS的应用成功率都很低,对于电子政务效益的研究更有一定的难度,原因有以下三点:

  1.电子政务的目标难于测度。电子政务的目标经常是放在社会效益上,而社会效益的价值,测量都很不清楚,这造成了电子政务项目管理上的困难;

  2.政府投资电子政务在财务上缺少硬约束;现在,电子政务与公共项目的项目投资额越来越大,几乎没有明确的硬约束来限制这种开支的增长;

  3.政府官员的短期任期与电子政务的长期运作并不合拍,将导致项目不能持久地坚持,也不利于对主管人进行责任检查。

  这些问题又增大了电子政务的难度。在冷静,试典型发展阶段,我们还可以进行更仔细地监管,若电子政务成为一种潮流,则在头脑过热的情况下,必将产生大量失败的电子政务,将是一种巨大的浪费。

  电子政务概念产生于90年代末期,是继电子商务之后产生的。它是互联网时代产生的概念,电子政务实质是:互联网由技术加政府职能现代化改造的产物。

  互联网技术创造了一种可能:政府的服务可能通过网络来对居民,对企业服务。这是一种新机会,新环境。通信的环境变了,政府与公民的联系手段出现了巨大的变化,这就创造了政府服务职能重组的巨大机会,加之世界经济一体化,国与国之间经济竞争更为激烈促成了政府职能改变的需求,于是:互联网技术+政府职能转变=电子政务。

  互联网技术对于管理能力的提升是巨大的。互联网通信,结合了计算机数据库技术、软件技术,带来了管理能力、服务能力的大范围提高,这是过去局部的IT技术OA、MIS的不能比拟的。为此,我们才需要用一个新词:电子政务来概括它。

  中国是一个发展中国家,在推行电子政务的问题上,存在着很多不利的因素,这些不利的因素一方面是信息化社会基础差。目前中国的计算机拥有率,人均上网率,在世界范围内相比还是一种落后的水平,中国的电子政务也是在不平衡地发展。另一方面政府管理的规范性、标准化基础差,人为因素很多,这就为信息化改造带来许多难度。

  从另一个角度讲,中国推进电子政务也有一些有利因素,这些有利因素是:目前中国政府的领导是权威和强有力的,这样就容易自上而下地推行更有效的电子政务改造。政府的权威性是推进电子政务的有利因素。另外中国近二十年来经济的迅速发展,特别是在通信领域内的高速发展,为电子政务创造了有利的条件。中国的经济发展不平衡,这样我们还是可以在某些地区先起步,创造经验,再去普及。

  由于中国政府承担着带领十三亿人口的大国实现现代化的重担,因而面对的困难与压力是非常巨大的。政府的电子政务的建设必须要与中国改革发展的迫切需要相结合,电子政务在政府管理中发挥出巨大的作用:改善监管(特别是有关国家经济命脉的业务监管,如:税收问题、海关问题、政府项目采购问题等。)。维护稳定,特别是要解决社会反腐败问题,电子政务将会推进政务工作的透明化,将利于促进“公开、公平、公正”,将在很大程度上抑制腐败。公开与透明也是增加社会对政府信任的重要措施。改善服务,改善政府对公众、对企业的服务,是提高社会生产力的重要措施。变监管型政府为服务型政府也将能大大地高地区与国家的国际竞争力。

  中国政府电子政务与发达国家相比要做更多的补课,如监管的改善,制度的完善等等。我们可以利用IT技术应用的后发优势,但是那些缺席改造,社会教育,管理完善的课程是跳不过去的。

  电子政务效益研究点

  电子政务效益研究的出发点:目标性、可行性、系统可用性、经济性。

  由于政府项目所定的目标经常是社会效益,这样就需要对社会效益进行比较准确的判定与测量。通常对目标的价值判断意向性很强,很难规范,因而更重要的恐怕是:怎样判定是否达到了目标,如何测量达标度。

  电子政务是要建立一个新的服务业务或的管理模式。首先要审视的是这种新业务或新管理模式的长期可行性。系统可行性审定相对而言更加技术化,相对更清楚些,即看选用的IT方案能否解决我们的问题。在这方面最容易出的问题是使用了过分的技术。过分的技术危害不仅是浪费了资金,更大的问题是分散了我们的注意力,使我们不能把最大的注意力集中在实现80%效率的简单技术应用上,而把80%精力耗在对结果只有不到20%的技术难点上。技术的复杂化会带来今后维护的一系列麻烦。简化是成功者的重要武器,不善简化的人,必不善成功。

  电子政务的经济、节约是设计出来的,经济节约的观念必须在一开始就要求,要保证每笔开支的准确合理,减少浪费的原则是确保成功,要力求简单,公开接受外界的监督。

  推行电子政务的动力机制是一个决定长远成败的重大问题。如果有着内在的持续的动力,也许会经历一些失误,但可以在工作中改进与调整,最终还是会收敛到成功的道路上去,如果政府缺少持续的动力,那么即使短时间成功,也是不可能坚持的。对于一个持久性的事业,持久的动机决定一切。

  如何增强电子政务的效益

  用电子化来改进监管职能

  监管职能的电子化改进实际上是可以在互联网之前就开始做的事情,它不像政府电子化公众服务是必须在互联网之后才可实现的业务。中国政府有时强调监管问题是因为我们以前漏掉了这一课,而这常常是容易取得效益的地方。

  监管效率的提高是信息技术容易取得成功的地方,其原因是:1.这类业务目标明确,便于测量;2.这类业务比较规范,多是标准化的操作,易于计算机化。网络数据库技术、软件技术的结合,会极大地提高系统的整体管理能力,这种能力通常远远超过单独的违规者的欺骗能力,因而在税务、海关等领域内取得了很好的结果。

  很多违规的事情,基础在于信息不对称,比如假学历问题,而现在,运用网络加数据库技术就可极大地抑制假学历问题,因为只要能方便地核查毕业生数据库就能立即查出假学历,新技术极大地提升了管理部门的信息能力。过去,由于中国网络环境太差,所以这些事都很难做,而今天,在互联网技术普及的环境下,利用网络加数据库来提升系统的管理力已很简单。我们应当抓紧时间,把政府职能管理业务中,能够做,容易取得效益的事情都尽快地补上来。

  监管业务经常是按条条管理,在中国经常是由国务院部委或总局来组织直接下达任务。这种全国性的任务设计是一个重要的问题,由于职能部局业务方向稳定而明确,所以经过摸索,总是能成功的,就像金税与金关那样。

  由政府专业部门下达的另一类业务,数据报表收集业务时常会碰到一些问题,需要中央来加强整体的协调。每个部委、总局都要求下面上报数据,然而工作越到基层,单位工作人员越少,于是填报的负担越重,特别是这些数据要求各异,上报时间不同,造成上面千条线,下面一根针,负担过重。为减少整体的工作量,在下发电子数据要求时,应当做好统一的协调,让下面集中填报一张表来各部门共享。建立电子表统一上级的机制将是提升数据上报效率,降低成本的大事情。[page]

  政府职能呼出电子政务

  随着改革开放的不断深入,政府越来越感觉到政府职能转变的压力,尤其是在经济发达地区,这种压力越来越明确。在这些经济开放做得好的地区,政府的财政收入,在经济生活中所处的地位已经有了很大的变化,政府已经较多地退出了竞争性市场领域。政府的作用是创造公平竞争的的环境,做好服务,吸引优秀企业,吸引投资,帮助企业作好经营,从而增加税收。在这种新的形势下,政府的服务成为吸引投资、增加效益的重要因素,地区间的竞争,国家间的竞争,都给政府以压力,需要改变政府形象,变为服务型政府。政府面临的压力推动着领导者增强推进电子政务的决心。

  城市、国家的竞争对政府的领导者提出的要求主要有以下几方面:

  1.廉政的要求。政府行为的透明度,公开、公正、公平成为重要的要求,透明度成为反腐倡廉的强有力的武器,这是电子政务发挥重要作用的地方。

  2.信息开放的要求。政府信息开放已成为发达国家推动经济发展,促进社会安定的重要措施。也将有利于吸引外界、国际的投资。开放的信息网站就是政府与居民的良好沟通,也是促成社会安定的重要手段。

  3.服务与提高办事效率的要求。政府节省了企业的时间,节省了居民的时间,实际意味着企业与居民可以利用这时间做更多的事情。时间的节约是国民资源的节约,是直接提高社会GDP的因素。

  上述这些功能都依赖于政府与居民的方便沟通手段,互联网是首当其冲的重要手段。怎样用电子政务来推进政府的服务功能?

  1.政府CIO是必要的。

  在有条件的地方设置CIO来承担电子政务的设计负责人是必要的。因为电子政务是一整体性的业务改造工程,需要从高层推动,并且要顾及方方面面,在技术上应能很好的理解力以便于对系统目标与技术主管人有很好的沟通。需要由这样的人来提出进一步的规划。电子政务是一把手工程,但是具体的规划人、主管人是不可少的。

  2.要有相对稳定的机构

  电子政务的推进实际上代表着一项新业务的开始,同时就应当伴随有新组织的诞生,以将这一新业务工作持久地运行下去。没有稳定的组织,就没有稳定的业务。每一个机构都有将业务拉回到老路的倾向,因而新业务的生存需要在组织上给予支持,要调整机构,以适应未来的环境。

  3.精心地策划新业务

  电子政务的一切好处都要来自精心策划,未经精心策划的好事是很难发生的。比如,我们总在谈信息共享的好处,但是信息共享的效益总是很难发生,这是因为我们对“要共享什么?”“如何实现?”并没有认真地思考。我们经常会以为只要联通了网络,数据就自然共享了,实际远不是那么回事情。各部门数据的存放形式、位置、数据的含义的理解的混乱,都会是共享的障碍。将每一个混乱理清,都意味着大量的精力的投入,都是有成本的,好事不会自发产生。共享需要精确的设计。信息的开放需要精确的设计,每一个网页、每一个部门说明、每一个业务介绍都需要精确设计,电子政务工作将是一连串的智力投入过程,没有这种连续不断的巨大精力与智慧的投入,电子政务不会成功。电子政务是一种知识积累工程,是需要我们不断输入知识的工程。

  4.从简单、可行的业务开始

  IT技术的应用是个很复杂的社会改造问题,不仅仅在技术上,由于要涉及到很多人,很多关系,甚至大量用户,在这时,只有非常简单直接的事情才能易于成功。我们必须学会在很多复杂的要求中,排出最简单的本质要求生做,不要求全,以致于失去了效用。

  在电子政务方向选择中,我们强调的是加强对公众的政府服务性业务,利用网络与数据库技术提高规范的监管任务的效率。

  数提高电子政务执行的效率

  以上的讨论多是从确保电子政务功能实现的目标考虑的,更多地是考虑实现功能,实现目标,这里的建议是提高执行的效率,降低运作的成本。

  1.要尽量标准化,以便于使用标准化的应用软件,来降低成本。

  2.选择好的IT应用业务承包商,这比由自己来做软硬件系统,开发应用程度要有效得多,作好业务开发外包。

  3.公开社会招标会有效地节约成本,减少腐败的机会。

  4.对项目主管人建档,记录其成败业绩,促使负责人认真地做好事情,维护自己的信誉。

  5.积极参加电子政务同行的经验交流会与案例分析活动。

  6.对电子政务应用系统开发商的业务成功率等指标进行调查、统计,社会上要有一个评比的标准,以促使开发商认真做好服务,也有利于用户找到更好的合作者。

  建立项目主管人的记录是非常重要的,这样将会对负责人的能力、品格、水平有一更清楚的了解。这会迫使他们更加努力。如果业绩不好,也会让今后使用者加以注意。同样记录统计开发商、设计人的业绩也有着重要的作用。

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