随着我国信息化建设的迅猛发展,电子政务的推进更是势不可挡。据有关资料显示,全国各级政府和部门,电子政务规划和方案的预期投资金额将高达数千亿元,在实际应用中,业绩比较突出,且普及率较高的应该数公文的电子化。这项应用具有划时代的意义,他大大地解放了广大文秘人员的生产力,提高了办公效率和辅助领导决策的能力与水平,不仅是一场办公手段的革命,更重要的是引发了人们观念的巨大转变,继而促进了政务机关工作作风、工作方式的变革。马克思主义的辩证法告诉我们,世上的事物都是有联系的,联系的观点,发展的观点是永恒的真理。当我们初尝公文步入电子化的甜头之时,你曾否思考过与其密切关联的后道环节——档案管理,正面临着如何与时俱进的急迫问题呢?

  本文针对文、档(文书,档案)这对有着首尾、因果关系,并贯穿于政务机关工作始终的业务,在信息时代所面临的“电子公文文档一体化”问题谈些粗浅的看法。

  一、重首轻尾留下隐患文档现状不容乐观

  众所周知,档案是人类知识与智慧的结晶,是人们各项工作与研究的第一手珍贵资料,具有查考使用价值。《中华人民共和国档案法》对档案是这样界定的:“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”不难看出,对各级政务机关而言,一方面,现行的公文及其处理是日后国家档案的主要来源;另一方面,档案是立卷文书的必然归宿。值得一提的是,档案的价值取决于文书立卷的质量,而立卷文书的价值,则通过对档案的科学保管和利用来体现,二者是相辅相成,互为依存的。

  随着信息技术的发展和电子文档法律地位的逐步确立,以及为满足向国际化接轨的需求,无纸化办公已成为一大趋势。办公过程的文字载体发生了由纸介质向磁介质(电子化)的质的转换,也就是说档案部门即将或已经面临着接收、整理、保管、利用、移交数字化文书档案的新课题,而且是一个无法回避只能积极应对的现实问题。图、文介质载体的转换,给档案这个被动的后道工序带来工作手段和工作方式以及管理、利用理念上的巨大挑战,同时也给档案事业的拓展带来了难得的机遇。

  (一)机遇。数字化文档相比传统的纸质文档,突出的优势有五:一是简化了管理。如传统手段中的专业化人工分类、整理、制卡(目录卡、文件卡)以及保管中的七防工作(防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防鼠);二是提高了效率。如通过计算机网络化管理,可依据不同授权实现便捷查寻、检索调阅、分析利用、打印复制,从而更好地服务于公众、服务于机关、服务于社会;三是大大地节约了存储空间与场地;四是改善了档案管理人员的工作环境;五是现代化产品与技术的发展速度可不断满足文、档处理手段升级的新需求。

  (二)挑战。目前各级政务机关产生的海量文档,其前期的数据化处理过程,由于种种主客观原因还处于无标、无序状态,也就是说档案部门面临着如何应对首不顾尾的苦果,即吃不下、难消化的困境。

  二、问题及其根源

  文件从办理、办结、立卷、归档、移交入局(档案局、馆)要经历诸多环节和法定的时间段。这环节多和法定移交期就带来了问题。一是环节多,其中是说从文到档的运行环节多,另外还有一层意思是说,产生文件的部门多;二是移交期限长,我国对政务机关的档案在本部门的法定保管期是因所在机关的级别而定,如省级机关的文档要等长达十五年后才向省档案局(馆)移交。

  这一多一长,问题就凸显出来了。一是现在市场上提供的和各单位、各部门使用的,处理文档数字化的硬、软工具门类多、品种杂,加之采用何种手段国家目前在公文处理办法中未作硬性规定,至使产生的电子文件数据格式、版式无标可依。而档案部门要想真正实现计算机管理,就必须将接收的电子化文档置于一个适用于移交、保管、分类、存储、调阅、打印的统一标准之下。试想如此庞大繁杂的数字文档,向某一个特定标准格式、版式的转换谈何容易;二是十五年以上的移交期变数太大,带来的技术难题更多.因为电子技术、通讯技术和硬、软技术的发展可以说是日新月异,十五年不知要出现并淘汰多少代产品,档案部门面对来自不同历史时期未作标准化处理的电子文档,就必须要置备历代用于文字处理的硬、软设备以及相应的备品附料,同时档案部门的工作人员也必须要学会和掌握这不同历史时期的硬软设施的操作技能。鉴于此情,可想而知真正实施起来是很难办到的。以上分析并非危言耸听和杞人忧天,而是早晚会发生或正在发生并必须面对的现实问题。

  三、如何破解

  经过以上的分析不难看出,问题在首尾数据的衔接,根源在统一标准的制定,这出路自然也就清楚了。在日常应用中,国际互联网是大家比较熟悉的能廉价实现信息共享的成功案例之一,它凭借的不是硬件、软件的高度统一,而是依托于统一的网络协议和标准。他山之石可以攻玉,我国的电子文档一体化问题,可借鉴其思路,从行政管理和技术这两个方面入手得以破解。

  (一)行政立法。国家档案、标准化管理部门要尽早联手制定电子公文一体化业务流程技术标准体系和规则,也就是说,为便利首尾对接提出电子文档格式、版式的法定要求,以保证立卷电子公文向档案管理系统的平滑移交,实现档案目录信息,文件原文和元数据的计算机网络化管理。具体讲就是针对电子公文文档一体化业务流程,分别对文件、档案、文档交换三个方面建立文档安全与管理机关的标准体系。需要强调和说明的是,标准化建设必须要抓住核心,要简单易行、方便操作,否则为达标而给文秘工作人员增加过多的工作量,实际运作中就很难推动了,因为档案部门对文秘部门的制约力度是有限的。

  (二)自动转换。即通过软件技术实现不同标准间的自动生成功能。最科学最便捷的办法是,充分利用现有国际、国内公认的成熟的协议、标准、技术,以国际标准或国内标准为基准,一切向其看齐,通过产品化的软件化繁为简,将不同处理手段形成的数据、版式,通过软件自动转化到国际、国内标准上来。如国际上现用的XML技术(XML技术是基于SGML发展而来的,是对SGML的简化,并在W3C组织的管理下,推出一系列标准,是目前国际广泛认可的数据格式);又如国内北大方正提出并已在一些政府领域实施的CEB格式(CEB是国务院办公厅秘书局指定的版式文件参考标准,在不同的环境下保持显示不发生变化;文件生成后不可修改;支持蒙、维、藏、韩等民族文字;支持电子签名、数据加密等安全机制;可实现对XML、S2、PS、POF、TIFF、DOC、WPS格式的自动转换)。

  值得提出的是,以上破解方案的实施都必须建立在各级领导和应用人员文档生成管理观念转变的基础之上,所以信息化意识的宣传工作要先行,这也是我写这篇文章的初衷,为了对历史负责,让我们对电子公文文档一体化工作重视起来、行动起来吧!亦早不亦迟。

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