前言
DB22/T 2871 《政务服务“只跑一次”工作规范》拟分为以下几个部分：
--第 3 部分：电子文件归档；
……
本部分为 DB22/T 2871 的第 3 部分。
本部分按照 GB/T 1.1-2009 给出的规则起草。
本部分由吉林省档案局（馆）提出并归口。
本部分起草单位：吉林省档案局、上海中信信息发展股份有限公司。
本部分主要起草人：赵志刚、关长生、王楠、李辉、范敬军、张红勇。
政务服务"只跑一次"工作规范第 3 部分：电子文件归档
1、范围
本部分规定了政务服务电子文件归档的术语和定义、基本要求、电子文件归档业务要求和电子文件归档数据要求。
本部分适用于实施政务服务事项过程中所产生电子文件的归档。
2、规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894电子文件归档与电子档案管理规范
GB/T 33190电子文件存储与交换格式版式文档
DA/T 22归档文件整理规则
DA/T 31纸质档案数字化规范
DB22/T 2848政务服务事项编码规则
3、术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1
电子文件electronic document
政务服务职能部门在履行行政职能、公共服务职能，与群众和企业生产生活息息相关政务服务等职能活动中形成、接收或交换共享的数字格式的文字、图表、图像、音频、视频、数据库等不同形式的电子信息记录。
3.2
电子文件归档electronic file filing
由政务服务职能部门对所属归档范围内的电子文件以办结事项为基本单位进行收集、整理、检测、固化并移交至立档单位档案部门的处理过程。
3.3
电子案卷号electronic archives code
在电子文件归档过程中，业务系统以办件事项为单位进行文件组卷后按规则赋予的唯一编号。
3.4
归档案卷信息包archival information package
对电子文件以案卷为单位进行打包所形成的信息整体。
3.5
文件固化fixing archival information
对电子文件的归档案卷信息包采用数字摘要、可信时间戳、电子签名等技术实现数据校验的过程。
3.6
电子档案electronic record
经整理、检测、“文件固化”等处理并最终归档保存的电子文件。
3.7
元数据metadata
描述电子文件的内容、背景、结构及管理过程的数据。
4、基本要求
4.1明确职责
电子文件收集、整理、检测、归档确认等工作的责任主体是政务服务职能部门，其应当在办理完毕后按照归档要求实时或定期收集并确保齐全完整。
4.2明确归档范围和保管期限
政务服务职能部门应在本单位的权力清单和责任清单基础上，结合实际业务需要，制定各类权力事项和公共服务事项的文件材料的归档范围和保管期限，报同级档案行政管理部门审核确定。
4.3电子文件归档原则
4.3.1真实性
电子文件的来源可靠、可追溯，其内容、背景与形成时的原始状态相一致，未被非法篡改或误用。
4.3.2完整性
归档文件夹中的电子文件的内容、结构和背景信息应齐全且没有破坏、变异和丢失。以纸质等载体形式受理或形成的应归档材料，可通过数字化扫描等方式补充上传，数字化应按照 DA/T 31 执行，应满足信息内容真实完整、清晰可读的最低限度要求。
4.3.3可用性
电子文件的文件格式以业务系统上保存的原始文件格式为准，但应采用标准规范的文件存储格式，能在脱离业务系统的情况下正确读取与使用。
4.3.4安全性
电子文件经检测无恶意代码，且不存在篡改、损坏、复制、非法利用等其他安全性缺陷。
4.4系统建设要求
新建业务系统应将电子文件归档业务要求和数据要求转换成相应功能嵌入其中，已建成的系统应进行必要的改造。
5、电子文件归档业务要求
5.1归档流程
5.1.1归档流程见图1
图1
5.1.2电子文件归档分为两个阶段：
a)第一阶段是进行预归档。这一阶段由业务人员手工或由业务系统根据预先设置好的归档参数自动形成电子文件及其元数据并按规则进行组织存储，由业务部门进行初步的整理组织，再以 ZIP 压缩打包等方式形成归档案卷信息包，并通过数字摘要、电子签名、可信时间戳等技术手段进行文件固化，确保其可靠性和完整性，在移交前进行质量检测，检测通过后移交归档；
b)第二阶段是正式归档。这一阶段需要完成必要的移交归档手续，并将数据移交至立档单位档案部门，进入电子档案管理平台中，完成正式归档，形成电子档案。
5.2归档要求
5.2.1文件收集
具体业务事项办理结束后,应根据归档范围（见附录A）对电子文件进行归集，获取归档电子文件及其元数据信息。
5.2.2整理组卷
5.2.2.1 业务人员应确定电子文件保管期限和开放权限，按照 DA/T 22 和有关档案整理要求，进行必要的信息补录、材料补充。
5.2.2.2 电子文件一般以办理事项为基本单位进行组织，为方便传输和管理，与该事项相关的、属于归档范围的电子文件及数据信息应按要求进行组织、排序和存放，形成电子案卷。
5.2.3数据打包
在正式归档前，要求形成并导出应符合第 6 章要求的ZIP归档案卷信息包。
5.2.4文件固化
在正式归档前，要求通过数字摘要、可信时间戳、电子签名等必要技术手段，对ZIP归档案卷信息包进行“固化”。
5.2.5归档前检测
在正式归档前，应按照 GB/T 18894 要求，对ZIP归档案卷信息包进行真实性、完整性、可用性、安全性检测。
5.2.6办理归档手续
要求按附录 B 的规定形成归档交接单和归档目录清单，完成归档交接手续。
5.2.7移交归档
经过上述处理完毕后的电子文件由业务系统推送至电子档案管理平台，形成电子档案。
6、电子文件归档数据要求
6.1归档案卷信息包命名规则
6.1.1归档案卷信息包采用电子案卷号作为命名标识。
6.1.2 电子案卷号由实施层级代码+实施机构代码+事项类型代码+事项主项代码+事项子项代码+年度+保管期限+序号组成。具体要求如下：
a)实施层级代码、实施机构代码、事项类型代码、事项主项代码、事项子项代码的具体结构和要求，按 DB22/T 2848 规定执行；
b)年度采用 4 位数字字符，代表该事项的办结年份；
c)保管期限采用 4 位字符，保管期限设为定期（001N～100N,N 表示年）、永久；
d)序号为该事项的归档信息包在最低类目层次内的流水号，以 7 位数字字符表示，不足 7 位的前面补“0”。
示例1：
6.2归档案卷信息包组织结构
6.2.1结构模型
结构模型见图2
图2
6.2.2结构要求
ZIP归档案卷信息包由如下几部分构成：
a)归档配置基本信息.XML，要求统一以 01.XML 命名该文件，描述此次归档办件对应的事项设定的归档范围(见附录 A)；
b)案卷基本信息.XML,要求统一以 02.XML 命名该文件，记录本案卷的基本信息；
c)卷内基本信息.XML,要求统一以 03.XML 命名该文件，记录本次办件事项下的文件材料的基本信息；
d)办理流程基本信息.XML,要求统一以 04.XML 命名该文件，记录办件事项的办理流程信息；
e)电子文件夹,要求按照附录 A 归档范围表 A.1～A.8 中的文件材料排列顺序号命名文件夹，没有对应文件材料的可不设置文件夹。如上述案例中的 O1 代表该文件夹下存放的是行政许可决定书、O2 代表该文件夹下存放的是行政许可申请书、O3 代表该文件夹下存放的是行政许可申请材料；
f)文件元数据.XML,对文本、图片、音频、视频类等不同格式的电子文件，要求系统能够自动捕获对应的元数据信息；
g)电子文件可有一个或多个文件，包括原始格式、附件等多个文件，电子文件命名采用对应的序列号来命名，如文件夹 01 下的文件 01.PDF 表示为行政许可决定书，文件夹 02 下的文件 02.PDF 表示行政许可申请书，文件夹 03 下的文件因为有多个，可采用“03-顺序号”标示命名，如
03-01.PDF 表示证明材料身份证复印件、03-02.mpg 表示现场录像、03-03.mp4 表示现场录音等。以电子全文形式获取的电子文件材料，在形成时应按照 GB/T 33190 的要求转换成标准版式文件,并根据信息化发展的需要，动态调整相应的文件存储格式和技术支撑，确保能够被长期有效读取。
6.3归档案卷信息包数据结构
6.3.1归档配置基本信息
归档配置基本信息见表1
表一
6.3.2 案卷基本信息
案卷基本信息见表2
表二
6.3.3卷内基本信息
卷内基本信息见表 3
图三
6.3.4元数据基本信息
6.3.4.1文本类电子文件元数据基本信息见表4
表四
6.3.4.2图像类电子文件元数据基本信息见表5
表五
6.3.4.3视频类电子文件元数据基本信息见表6
表六
6.3.4.4音频类电子文件元数据基本信息见表7
表七
6.3.5 办理流程基本信息
办理流程基本信息见表8
表八
