近年来，数字化浪潮风起云涌，通过电子政务(E-government)手段，建设高效、透明、亲民的治理，已成为各国政府的共识。就某种意义而言，电子政务的建设和使用情况，已成为衡量政府行政能力和现代化水平的重要标尺。放眼各国电子政务建设，如何经济、高效地将海量纸质历史档案和日常行政过程中不断产生的大量纸质文档电子化，是电子政务建设直面的挑战。“工欲善其事，必先利其器”，美国科罗拉多州Timnath镇以惠普(HP)平板文档扫描仪HP Scanjet N9120经济高效地实现纸质文档电子化的经验，提供了可资借鉴的经验。
从Timnath镇看政府文档电子化的挑战
尽管Timnath只是一个人口400多的小镇，但从中还是可以管窥政府文档电子化的挑战。
政府部门几乎每天都产生大量纸质文档。Timnath镇的文员Milissa McGuire形象地描述了这一场景，“当我走进办公室的时候，文件到处都是。还有大量记录表都储存在地下室的盒子里，而且这些文件仍然都是纸质的。”政府需电子化的文档介质类型和尺寸都多种多样，既有信封大小的函件，也有尺寸超大的地图等。年代比较久远的文件，往往都装订成册，还有不少陈年的文档，使用很薄、半透明的纸张。这都给其电子化带来了巨大挑战。
由于Timnath镇最初选购的扫描仪没有充分考虑政府部门文档电子化的多重挑战，产生了扫描效率和质量低下等问题。这些问题主要出在尺寸超大、轻薄纸张和装订成册的文档上。对上述文档电子化时，工作人员首先要用复印机将其复印到普通介质上，然后再扫描复印件。复印工序不仅增加了成本，降低了效率，而且由于经过两次拷贝，最终获得的电子文档质量很差，难以满足需要。因此，Timnath镇迫切需要一款功能更全、效率更高、物美价廉的扫描仪来提升文档电子化效率和质量，树立更好的政府形象。
多面手HP Scanjet N9120化繁为简立大功
Timnath镇决定购置惠普平板文档扫描仪HP Scanjet N9120作为Laserfiche?的配套设备。事实证明，这是一个非常英明的决策。“现在，客户使用一台扫描仪就能满足所有需求，缩短了工作时间，提升了效率。”为Timnath镇配置Laserfiche?的S Corporation公司总裁Phil Landreth如此讲述N9120带来的好处。
作为一款A3幅面平板扫描仪，N9120不仅能轻松应对以前最头疼的大尺寸、印在薄纸和装订成册的文档扫描，其高达每分钟50页/100页面的馈纸式扫描也大大提高了标准介质文档的扫描效率。Timnath镇现在一般用一个小时左右的时间就可完成以往一周的扫描工作。
文员McGuire对N9120无人值守的高速扫描深有体会。“现在扫描确实很快。我把一大叠纸张放在自动进纸器里，转身去接电话，收信息，回过头来，扫描已完成了。” 她还对N9120的200页自动进纸器赞赏有加，“这一点非常实用，现在扫描非常厚的长篇论文时，我不用再像以前那样把它分成两三个部分，而是可以把整叠纸一次放在自动进纸器里，扫描不用中断。”所有的扫描都通过与N9120配套提供的Kofax VirtualReScan专业版软件自动运行，它自动纠斜，并自动检测页面尺寸，保证扫描的文档与原件大小相同。
惠普随机附带的ISIS，TWAIN，WIA等驱动程序能与大多数应用软件相兼容，无缝整合诸如Timnath镇使用的Laserfiche?等第三方管理软件，这更让HP Scanjet N9120如虎添翼。随机自带 IRIS Readiris? Pro OCR 软件可以将扫描文字图片转换成可编辑文档，并且能够以多种形式保存。结合最新版本的HP 智能文档扫描软件(Smart Document Scan)，用户轻按扫描仪面板按钮即可访问预设的扫描配置文件。此外，Timnath镇对HP Scanjet N9120的节能性也颇为称道。他们表示，N9120符合能源之星?标准，与科罗拉多州的节能形象步调一致。
展望未来，McGuire 表示，市里可能会很快将Laserfiche?解决方案推广到其他部门。作为Laserfiche的好搭档，HP Scanjet N9120以其诸多优势，将是纸质文档电子化处理设备的不二之选。放宽观察的视界，相信，不仅对于Timnath镇，而且对于所有面对文档电子化挑战的政府部门，多才多艺的HP Scanjet N9120都是一个能化繁为简的上佳之选。
