在升级的投资回报效果明确之前，许多CIO都不喜欢升级到厂商发布的最新版本电子邮件产品，而是使用滞后一两代的产品。
有极少数的CIO会在厂商发布新版电子邮件之后会立即升级。而有些则相反，喜欢继续使用老版本的产品，直至厂商停止支持为止。但在多数情况下，许多CIO会像PRG-Schultz International公司的Eric-Goldfarb一样，选择一种中间路线。
Goldfarb 所在的公司是一家资产达到3.76亿美元的恢复审计公司，总部设在亚特兰大。在决定将公司的电子邮件系统从Lotus Notes 5.0.3升级到6.5.1之前，Goldfarb编写了一个有关升级的“十大理由”。他解释说：“我要等所有问题都弄清楚之后才会做出决定。如果我要升级Domino应用，我肯定要搞明白它到底能给我带来怎样的投资回报。如果不断升级，我就不可能得到理想的投资回报。”Goldfarb预计在升级版本发布6个月后，新版本才会显现出自己的优势，主要可以分为三个领域：提高公司3200名员工的生产效率;解决困扰帮助桌面的软件缺陷;以及改善安全、存储和存档能力方面的管理特性。
Goldfarb的看法是相当典型的。许多CIO都认为电子邮件升级是不可避免的，但并不是非常急迫的。根据Ferris Research公司的估计，在Notes用户中，直到2003年底，仍然有75%的企业都在使用IBM Domino/Notes 5.x。至于微软公司产品的用户， Ferris的调查显示到今年一月仍然有45%的企业在使用老版本，而有37%的受访企业称自己还在使用Exchange Server 5.5，有63%在使用Exchange 2000，而使用Exchange 2003的只有35%。这些结果中包括多选答案，因为大企业通常都是多种环境混合使用的。
Ferris公司的分析师David-Via说：“许多用户都认为，最新的两个Microsoft和Lotus版本中并没有包含什么特别的新特性，因此升级的必要性不大。因此许多用户都直接从Exchange 5.5升级至2003，而且也有相当一部分用户从Notes 4升级至6。” 根据他的估计，重大升级，如从Exchange 5.5升级至2000或2003，通常每位用户的成本为100至175美元，而次要一些的升级，如从Exchange 2000升级至2003，每位用户的成本也高达40至90美元。
Via 说，有一个因素使部分IT经理非常担心将Exchange 2000升级至2003，因为新版本使用了活动目录(Active Directory)。这是一项重大的架构变化。佛罗里达州Miami-Dade县政府将在未来的18至24个月内将其Exchange 5.5升级到2003，并且也将面临同样的问题。该县首席技术官Ruben Lopez 说，由于需要将50个部门和15000名电子邮件用户都转换至活动目录上，整个实施过程将延长好几个月。
Nucleus Research 公司的分析师Shruti-Yadav 认为，导致升级推迟的另外一个因素就是经济问题。她说：“电子邮件程式必然会与其他IT项目争夺资源。”
但是，如果在升级的问题上等待时间太长，同样也会导致项目的成本和复杂性上升。专业市场研究企业Radicati Group 公司的首席执行官Sara-Radicati说：“等得越久，你要做的工作就越多。你可能发现，消息组件已经过时，或者是网络基础设施已经过时等问题。”
Lee-Lovig是一家拥有5000用户的金融服务企业首席IT设计师，由于他的公司要与其他企业合并，因此公司决定将Lotus Notes升级至6.5版。但整个升级过程几乎寸步难行，因为超过一半的最终用户仍然在使用Notes 4.5。Lovig说：“我们等得太久了。6.5版中包含了许多新的内容，两种客户端存在许多巨大的差异，因此公司在用户培训方面不得不花费大量的时间和金钱。”
一方面，你肯定不希望急于实施最新的版本，让自己成为厂商最新技术的付费测试者。在理想的状况下，您应当等待一段时间，并且确定新版本到底能够带来哪些优势和益处。这些优势可能包括提高用户生产效率、减轻IT管理负担或改善商业运营的新特性。
许多CIO都希望在避免不必要风险的前提下实现投资回报，这也就是为什么Goldfarb喜欢停留在应用的产品周期中间阶段上，既不是尖端，也不是末尾。Miami-Dade县政府的支持经理Robert-Ashby也认为：“我并不是喜欢落后，但至少应该让其他人先试试升级的效果，我才能做出决定。”
Alan-Boehme 是加利福尼亚州Best Software公司的首席技术官，过去也曾经担任过GE Power Systems的首席技术官。他也认为不应急于升级到最新版本。Boehme说，Best公司正在将其Exchange 5.5升级为2003，但计划在未来的三年中一直使用2003，“直到我们看到Longhorn(下一代Windows操作系统)的具体表现再决定是否升级”。
在他看来，在电子邮件方面，几乎不存在什么竞争需求，因此也就没有必要一定要使用最新的技术。Boehme认为：“许多公司都在电子邮件上支出过度。相反，如果我们将电子邮件系统的好坏分成1至5的几个评价点，若以5分为全世界最佳的电子邮件系统。你可以试问自己是否真得需要5。我认为多数企业都会选择3。”
