开会，开会，开会!说起开会，也许不少人会烦。据统计，全世界每天至少有6000万个事务性会议，而我国以每日1000万个会议名列榜首。
而随着大量IT建设在全国企业如火如荼地展开，作为企业CIO，每周可能有约30%以上的工作时间要在开会。可以说，怎样开一个高效会议，开好一个IT项目会议，是CIO们的必修课。
然而，枯燥、沉闷、拖沓、低效，不少时候IT会议就象一个食之无味弃之可惜的鸡肋。
每个CIO人工作之中，应该说或多或少是遇到以下的种种现象：
一个IT项目会议开了半天，离题万里，竟不知道会议所云;会议与你相关的内容不到10分钟，你却不得不等上2小时，会议结束后才能离开;开会时间已过点，应会人员却拖拖拉拉、来者无几，CIO不得不打电话挨个找人;参会人员已到齐，却因为一个重要参会者不在，要等上半小时甚至更长时间;会上领导讲得滔滔不绝，眼看就过了下班的时间，但他还意犹未尽;原定1小时的研发会，结果吵吵闹闹3小时也没结束，甚至不欢而散;几个小时的产品规划会结束了，会后什么也没留下;一次软件产品推广会一开就是好几个小时，却没有任何结果，合作伙伴很失望。
凡此种种，不一而足。
IT会议成本亦惊人
一些人会说，开会不就是几张嘴几支笔再带几对耳朵，有什么成本可计?但可别小看开会的费用成本，频繁、无效率的IT会议，可能带来主管层的随意决策，让IT员工疲于应付，不仅浪费公司成本，也造成公司工作效率低下、竞争力日益下降。
首先了解会议成本构成。会议成本通常是由三部份组成的，即会议工时成本、会议直接成本和效益损失成本。然后我们来算算会议的成本究竟是多少?
假设一家中型IT企业要组织一个10个人参加的项目会议，会议时长2小时，会议要用到投影设备，人均工时成本为30元/小时，薪资附加值系数为1.5，会议室的使用成本为120元每小时，投影的使用成本为100元每小时。
按照国际通行的会议成本计算公式，我们来算一算这个会议的实际成本是多少。会议工时成本=参会人员平均小时工资×薪资附加值系数×会议小时数×(参会人数+2)×(1+1.5)来计算：
会议工时成本=30×1.5×2×(10+2) ×(1+1.5) =2700元
会议直接成本=(150+100) ×2 =500元，即租赁费、设备使用费等。
二者合计：3200元。开一个由10个人参的2小时的IT会议，成本竟然也要3千多元。如果一个企业经常是大会小会的，文山会海，那浪费是相当惊人!
其实这些只是直接看得到的成本，不包括会议间接无形的效益损失成本!间接损失成本指的是，由于会议原因与会者不得不离开自己的工作岗位，从而造成公司管理效率的下降、订单流失、意外事件的发生。
10大因素致使IT会议效率不高
调查发现，至少有40%以上的IT会议是没有效能的。综合各种因素，IT会议效率不高通常由以下10大原因造成:
1、会议时间安排不当，每个人或精神困乏或饥肠辘辘，或会议频繁，IT员工不胜其烦。
2、会议地点设置不当，或环境不好，致使会议时常被干扰。
3、开会对象的选择有误，通知来的是一些可有可无的参与者，而一些“必须到会”者却因为事务在身不能来。
4、作为主持人的CIO或企业领导缺乏影响力，不知如何表意，又不知如何引退，被与会者牵着鼻子跑，跑离了会议主题。
5、会议的准备工作不好，致使IT会议匆促而无成效。
6、一把手不重视会议，不抓实效，使与会者敷衍应付了事，致使会议多流于形式。
7、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使IT会议毫无意义。
8、IT会议缺少责任绩效制约，没有良好会议制度。
9、CIO者缺少会议成本观念，没有考虑会议时间的无形损失。
10、开会仍停留在口+笔的传统模式，没有利用好现代技术，致使开会成本居高不下。
如何开一个高效IT会议
人生活在一个时时处处充满会议的世界，但是，我们又不得不承认，有些会议对推动企业不断推进的确非常关键。那么CIO如何才能开一个高效的会议，尤其是悠关企业未来竞争力的大型IT建设项目(如ERP、SCM等)，如何能在会议中切实有效解决问题，以为提高项目团队士气、提高项目科学决策、解决项目冲突和顺利实施项目奠定坚实的基础?
明确会议目标
会议本身就是以目标为导向的。有一个明确、对口的目标才能体现召开会议的意义。比如召开一个IT项目会议的目标就是要沟通项目信息、跟踪项目进展、制定项目计划、形成项目决策、解决项目冲突、进行项目跟踪等，当然也包括计划、考核项目完成时间、成本与投入效益比等，让与会者都有目标、指标，才有可能认真贯彻执行。
合理安排会议时间
上午9-10点之间，IT员工开始进入工作状态，思想活跃情绪饱满，这个时间段最适合开重要的会议，同样也是举行研发会、商务洽谈的最佳时机。上午10-11:30点或下午2-4点之间，较为适合调动员工集思广益，大家能充分开动头脑风暴。其他时间可处理较为不重要的会议。
制定会议计划，使会议标准化
IT会议计划主要包括确立适合的参加人、会议的记录、议程、时间、会场、开会的方式等。如会议讨论是分小组进行还是个人发言，决策是领导人拍板、还是团队表决。在会议之前应建立清楚的会议议程，将所要解决的问题、程序、时间、地点以文字形式分发给与会者，好让他们对会议的目的、本质与架构等各种情况有一个详细的了解，使他们能有充分的时间准备相关的资料、有针对性地发言。
国内IT标杆企业联想到美国微软观摩，发现微软件每次开会都是高效率的标准化操作模式，包括会议的目标/议程/参与者/主持/决议/执行等都是标准化，连两个不同的会前后隔几天开都是标准化的。这对联想震动很大，回去后也对会议进行梳理、分类，进行标准化管理。
制定会议议程细分表
一个大型IT项目会议(新产品发布会)议程、事项很多，为不使会议忙而出错丢三落四，制订会议日程表很重要。开会当中，作为主持人CIO可以不时抽出一些时间来检查议程明细表上的每一项，看看完成情况，努力在计划规定的时间内把会议讨论全部落实、推向高潮，并及时结束会议。利用议程明细表还可对突发事件进行调整，以保证会议顺利进行。
巧妙控制会议过程
为使IT会议至始至终保持良好运行状态，会议必须进行有效过程控制。会议开始时应由CIO或相关主持人说明会议的目的和期望，明确谁做会议记录和谁协助控制时间，并说明会议的规范，如关闭手机、做好笔录、网络连接、鼓励提问、不准中途离开等，以避免影响会议的正常进行。会议主持人的首要任务是要紧扣会议议题，防止跑题和偏题，设定时间，准时开始、准时结束，并要对每个IT议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。日本松下公司就开会时间就以“分”为计算单位，清楚划分，严格控制。
善于对付 “会议麻烦制造者”
一个IT会议，特别是事关大型信息化建设项目如ERP、SCM或大型研发项目的会议，CIO最怕就是不配合的人，使会议难以顺利达到计划目标，我们把这些人称之为 “会议麻烦制造者”。美国IBM公司把可能的“会议麻烦制造者”归为六大类，并制定了对付这六大类人的方法。
迟到者——对有各种借口常迟到的IT员工或关联部门的员工，采取重点盯人术，在会前特别招呼，屡教不改者会后就作相应处罚;对偶尔迟到者，会后多加补课，分发会议纪录;对重点人物的迟到者，就在会上简要快速回顾刚才会议主要情况，会后分发会议纪录。对一般人物迟到，仍按时开会;对重点人物(如企业主要领导)迟到，就适当延时开会，但一般不超过20分钟，尽量不要耽误会议。
1、搅局者——搅局者往往对某个主题或计划持有严重偏见，提不出正面建设的意见，为反对而反对。因此CIO可在征求多数人意见之下，采取限制时间量、设制时间段、限制主题和要求提出正反两面意见来干预随意“炮火乱开”的搅局者。
2、心不在焉者——一些IT员工或关联部门的员工会上爱做小动作，容易分心，有时还会严重干扰会议情绪。对付此种人，主持人就用眼睛不时关注他提醒他，或者穿插提问，吸引其注意，甚至可以让这种人作会议纪录，写会议感想提建议，让他无法分心。
3、穷嘴多舌者——这种人爱辩得脸红脖子粗，讲得滔滔不绝，浪费大家时间;或是一有想法，就突然冒出话，抢断话题，破坏会议秩序。对此，CIO就设限制时间量、设制时间段巧妙控制这些人随意发言，或在会尾给这些人多留发言时间，以免跑离主题。
4、干私活者——这些员工没把会放在心上，在会上借机忙碌其他事。CIO应在会前作出禁止会上处理其他事情的声明，尤其是对爱干私活者更要挑明，指出行为的不正当性。应付干私活者，非重要会议也可设在上班前后开，或隔绝会议内外环境营造严肃气氛，也是好方法。
5、争宠者——这种人往往对领导或CIO提出的某个主题或项目计划一味迎合、赞赏，毫无主见地支持，对会议提不出任何建设性的反对意见。主持人可婉言提醒，要求提出正反两面意见，以防会议被一片赞美声所淹没。
做好会议记录
每一项IT会议一定要有一个准确完整的会议记录，会议的各项决议一定要有执行人员、所负职责及完成期限，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。一般而言，会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录，所有与会者应承担起对会议质量进行反馈、执行的职责。
建立会后追踪责任制
看一次IT项目会议是否成功，要看会议是否产生了切实可行的决定并能否得到确实有效执行。因此，会议结束时CIO要及时总结会议的主要决定和行动方案，建立会议事后跟踪程序，明确各项任务的责任人及完成时间，并确定由谁进行督促和检查实施的情况。如有意外，CIO可及时发现适时调整。据悉，SAP公司一个著名开会法则就是：“议后速决，决后速行”，决议内容要日清月结，否则会议会议召集人和主管将受处罚。宝洁公司则开设了“会议档案”，将决议內容、执行人、执行日写得清清楚楚，有的还公布在专门网络空间上，接受大家监督。
利用现代工具开高效会
很多企业在举行重大的IT建设、产品战略研讨会、产品招商发布会、展销会时，往往为缺乏系统、科学的分析方法和工具而烦恼。如今是信息社会，CIO应充分利用现代化通信技术工具，这是是迅速提高会议质量、效率的新重要保障，它包括IT技术、多媒体和视频等。如今网络视频会议盛行，使用的是一种被称为流动媒体的现代技术，它可现场用录像把某个会议或活动现场录制下来，然后转换成数字化的视频信号通过网络传送到各个地方的播放器，直接观看或下载下来供以后观看。由于是通过网络传递，所以不存在什么时空上的障碍。网络视频会议对分布各地的集团企业召开包括IT项目等各种会议十分有用，它可实现移动会议、即时转播，不必再让有关人员乘坐飞机去往目的地，可以节省飞行、住宿、伙食、地面交通等许多会议费用。而现代多媒体教学工具的运用也能使发言干净利落。
谨望以上，能对CIO们开一个高效会议，有所启发，有所帮助。
