为进一步降低行政成本，提高行政效率，促进机关效能建设，南华县采取有力措施，加快推进电子政务协同办公系统应用步伐，并通过全面运行，机关政务运转效率进一步提高，政务运行程序进一步规范。
为加强全县机关干部职工对电子政务的了解，该县通过各种会议进行宣传动员，在全体机关干部职工中形成共识。信息时代，协同办公系统是现代行政管理的一种先进方式，是提高队伍素质，为经济建设优质、高效服务的重要举措。二是加强培训，全面提高操作能力。为改变传统的政务办公习惯，该县举办了由全县70多家部门200多人参加的电子政务协同办公系统业务培训班，并印发了《电子政务协同办公系统操作指南》，促进机关全体人员熟练使用电子政务协同办公系统。三是平稳过渡，确保工作正常运转。为保证过渡期间机关正常运转，县委、县人民政府下发和各乡镇、县级各部门上报的文件和材料除通过电子政务协同办公系统传送外，同时按纸质文件报送程序重复办理一遍，逐步提高对电子政务协同办公系统应用的熟练程度，试运行一段时期后，再完全使用电子政务协同办公系统，不再流转纸质公文。
通过全面运行电子政务协同办公系统，电子政务在政务运行方面的作用逐渐显现，特别是在公文的流转上发挥了极大的作用。一方面提高了行政工作效率。改变了长期以来公文的流转传递方式，由原来需要大量时间才能完成，变成现在点击之间即完成公文流转传递，提高了公文运行的时效性，提高了工作效率。另一方面节约了行政成本。通过统一使用电子政务协同办公系统处理文件、材料的收发和传阅，降低了文件材料的印刷费、信息传输的时间和人力成本，节约原来靠工作人员上门送达处理文件所消耗的大量时间和精力，将工作人员从常规事务性工作中解脱出来。据预测，仅推行电子政务协同办公系统一项一年就可为该县节约行政经费支出60多万元。
