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电子政务提升行政效率的新方向研究
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| 出处：电子政务工程服务网 日期：2004-12-7 |
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[摘 要] 行政效率是行政管理中的核心问题，对于如何提高行政效率，行政学者和政府官员们一直以来都在不断追求和探索，电子政务建设与发展为这一难题的解决提供了一个全新的契机。本文从行政效率的三个组成要素着眼，分别阐述电子政务是如何在各方面促成各级政府实现真正全面的行政高效；进而本文还阐明了在发展电子政务、不断提高行政效率的过程中，应该注意的一些问题，并对如何看待这些问题提出了笔者自己的看法。
行政效率是指在确保方向正确的前提下，行政效果与行政消耗的比值，其包括质与量两个方面的衡量标准以及三个组成要素：效益、经济和时间。行政效率是行政管理中的核心问题，早在行政学产生之始，威尔逊（Woodrow willson）就在其《行政学研究》一文中提出：“行政学研究的目标在于理解：首先，政府能够适当地和成功地进行什么工作；其次，政府怎样才能以尽可能高的效率和在费用或能源方面用尽可能少的成本完成这些适当的工作。”[①]自那以后，围绕着怎样提升行政效率这个行政学的根本任务，行政学者和政府官员们展开了不懈的研究与探索。电子政务的出现，为解决这一萦绕行政学界一百多年的难题提供了一个全新的契机。所谓电子政务，是指政府机构运用现代计算机和网络技术，将其管理和服务职能转移到网络上去完成，同时实现政府组织结构和工作流程的重组优化，超越时间、空间和部门分隔的制约，向全社会提供高效优质、规范透明和全方位的管理与服务。[②]电子政务的核心内容，是建构一个虚拟状态的政府及其部门结构体系，实现政府内部政务活动信息化以及为社会和公众提供全天候的一站式在线服务，在根本上改变传统政府的行为方式，使政府运作和管理业务计算机化、网络化、信息化，从而大幅提升政府行政效率。本文拟从行政效率的三个组成要素着眼，分别阐述电子政务对于提升行政效率的重要意义。
一．电子政务的效益分析
行政管理活动是对国家事务、社会公共事务以及机关内部事务的管理，更是对社会公众提供公共产品的服务活动。因而行政活动中的高效率，并非仅仅要求速度快，严谨的效率观，应当和必须同时具有效益观。所以，研究行政效率必须注重行政效益，尤其是社会效益。行政效益包括三方面的内容：首先，从方向上看，行政活动必须符合公众利益和社会发展要求。其次，从数量上看，在一定时期内达到尽可能多的行政目标，满足公众对于公共服务的需要。再次，从质量上看，必须要保证政策的落实和公众真正的实惠，注重社会效应和反馈。电子政务的开展能很好的达到上述三方面的要求：
首先，电子政务中的决策支持系统可使政府及时获取和掌握的国家政治、经济、社会发展诸领域中准确的、可靠的信息，进行科学的分析，制定正确的决策，做出理性的判断和采取必要的行动。同时，电子政务中的电子邮递以及电子公文处理技术等先进信息技术的应用使得政府可以在短时间内与机构内各部门、社会各类组织甚至是单个公民进行广泛的沟通，及时搜集社会的需求和意见，以提高决策的科学性和民主性，进而提高了政府治理的反应能力和社会回应力，并最终达到维护维护公众利益，促进社会发展的目的。这在第一个方面对行政效率的提升给与了保证。
第二，运用数据挖掘技术、批处理技术以及实时通讯技术，使得一站式行政服务得以实现，其应用形式如电子化的税收征管、企业登记、养老金发放等，已经取得很好的效果。电子政务系统中政府网上服务系统的建立，使得原有的政府服务平台由办公室、柜台转向计算机屏幕及其它输入输出装置；从而实现了交互式的“人机对话”，使政务活动以电子信息交换的方式进行。极大简化了传统行政的手续与步骤，提升了行政效率，方便了社会公众。
第三，电子政务提供了政府与公众互动的平台，政府在网上即时发布信息，并提供全天候的网上反馈和监督渠道。公众接受、处理信息的能力加强，并且公民参与和表达利益取向的费用不断降低，使得“理性无知”模型的作用对象越来越少，公众参与政务活动的可能性不断扩大。另外由于网络的开放性，使得公众更容易在政府各部门间以及各种管理及服务方式之间进行比较，同时进行价值分析和判断，并利用网络及时采取行动表达自己的意见和偏好，对公共行政施加影响。
二．电子政务的经济分析
行政效率是行政效果与行政消耗的比值，要提升行政效率，必须不断扩大行政效果，同时减少消耗，少花钱，多办事，在追求尽可能大的效益的同时，尽可能减少人力、物力、财力的消耗。由于电子政务是一种全新的尝试，多数政府机关还未广泛使用，加之其投资回收期长，所以对于电子政务所能带来的经济效益，人们并没有太多直观的认识和切身的感受。相反，对于电子政务建设和维护的高消耗，却耳熟能详：中国仅中央政府层面的电子政务投资至少在10亿元以上，未来五年，中国电子政务市场将达2000亿元；新加坡的电子政务系统完全是受国家控制，没有私人的参与，政府每年要在这项工程上花费大量的资金，如今新加坡为未来3年电子政务的维护预留了8.7亿美元资金……。认为电子政务投入大，难产出，认为电子政务只是赔钱的“面子工程”的思想在各级政府部门中也同样存在。事实上，电子政务的建立和发展，在高投入、长周期的表象下，同时也具有庞大的经济效益空间。并且电子政务的主要目标之一，就是要在方便快捷的开展政务活动的同时，产生出巨大的经济效益和社会效益。其具体体现在：
第一，电子政务的开展对于各项行政费用的节省
通过开展电子政务，实现电子交易和政府业务流程重组可以减少各项行政费用，为节省政府开支提供新的途径。首先，政府的电子采购，即政府将采购需求在网上公布，发出邀约，进行公开招标，在对产品的质量、价格、服务都满意的情况下，政府与商家可互相选择在网上结算，完成交易。这样方便、简单的交易方式，可以为政府节省出许多人力和财力。而以往传统的政府采购要有专门的采购点、派专门的车辆、涉及专门的采购部门，其必然造成人力和财力的大量消耗。其次，电子政务使传统的部门组织朝着网络组织方向发展，打破了地域、层级、部门的限制，促使政府组织和职能的整合，从而简化了行政审批手续和花费。在美国，联邦政府和州政府几乎全部提供网上服务，政府的200个局确立了3000条服务标准，简化了3万多项规章，作废了1.6万多页行政法规。在1992－1996年的5年中，联邦政府对电子政府的投资约1000亿美元，但却节省行政开支1180亿美元。
第二，对于各种数据库的充分利用，减少了信息的浪费
政府掌握了80%以上的信息，但因公开的途径和效率问题，许多信息得不到充分的利用，导致信息资源的严重浪费。电子政务系统的建立使得政府掌握的各大数据库除去涉及国防以及必须保密的机密数据以外，都能及时发布到网络上对外公开，使得社会公众能随时方便的查询到其所希望了解的信息，从而达到对信息的充分利用，使“死库”变成了“活库”。此外，由于电子政务的推动，拉近了公众和政府之间的距离，使得互联网能更好的为平民阶层服务，从而有助于发展中国家消灭贫困，弥补由于网络应用水平的差距造成的数字鸿沟，使得信息能真正在全球范围内得到充分利用，而不仅仅是掌握在少数发达国家手中。
第三，电子政务本身对于经济的巨大拉动作用
主要表现在电子政务的建设及发展过程中对于硬件、软件及服务的需求对IT行业的带动，以及政务活动电子化对于电子商务、以及家庭信息化、社区信息化建设的刺激和拉动作用。而在当今中国，由于政府对经济的主导仍将占据相当重要的位置，因而电子政务对于国民经济增长的刺激和拉动作用，就更为明显：电子政务系统的建立和发展能不断加强政府对国民经济的宏观调控能力；通过电子政务带来的高效的公共服务，能帮助中小企业健康成长；推行电子政务所带来庞大的政府订单和服务费帐单对于我国IT行业的广大企业来说，则带来了无限商机。
三．电子政务的时间效益分析
马克思认为：“一切节约归根到底是时间的节约”，[③]时间是行政效率不可缺少的要素，也是具体行政活动的现实尺度。效率同时间最本质的联系可以归结为：要在相同或者较短时间内，尽量争取更多、更大、更好的成绩。电子政务正是为适应信息社会对行政活动高速、高效、优质的需要而建设和发展起来的：在政府部门内部，电子政务系统为政府工作人员提供现代化的办公手段和应用工具，降低信息传输的时间和人力成本，节约原来靠人脑处理文件所消耗的大量时间和精力，将政府工作人员从常规事务性工作中解脱出来。建立政府机关的广域网络和部门之间的电子文件的交换系统，使得信息流程的顺畅化，以使政府对外界变化反应更及时。此外，电子政务促进行政手续的便捷化，网上办公、远程会议、虚拟机关的产生，打破了政府工作时空界限，使公众不必走进政府机关即可获取丰富的信息；公众只需在单一机关办事，任何问题皆可随问随答，所办事情立等可取；若公民申办事情涉及多个机关，则政府机关可在一处办理，全程服务；从而使公众能享受到 “单一窗口”、“跨机关”、“24小时”、“自助式”的“一站式”公共服务。简言之，电子政务促使政府不断实现服务方式的创新，使政府服务更为快捷、更为方便、更为直接。
总之，电子政务的建设和发展，为行政效率的提高，提供了一个全新的途径，也为实现真正全面的行政高效，提供了新的契机。当然，实现行政高效，并不是我们发展电子政务的终极目的，发展电子政务，提升行政效率，归根结底是为了更好的为公众提供公共服务，促进国民经济持续快速健康发展和社会全面进步。因此，在了解发展电子政务对提升行政效率的重要作用、积极发展电子政务的同时，必须注意以下问题：
在处理发展电子政务和效益的关系时，应该坚持以人为本的发展理念，处理好电子政务发展过程中应用体系与技术体系的关系，做到既高效又实用。电子政务的发展应结合人民群众的要求，突出重点、稳步推进、讲求实效，坚持经济效益和社会效益相统一。其次，在经济层面，电子政务建设切勿贪大求全，应该从实际出发，切实制定发展规划，明确发展的阶段目标，本着实用第一、量入为出的原则，有计划有步骤的稳步推行。必须充分利用已有的网络基础、业务系统和信息资源，加强整合，促进互联互通、信息共享，使有限的资源发挥最大的效益。另外，在时间安排上，既要充分认识发展电子政务的紧迫性，重视电子政务的发展，又要冷静思考，周密计划，避免冒进和蛮干。同时，要大胆借鉴其他国家发展电子政务的经验，发挥后发优势，用全球的眼光合理利用各项资源开展建设，以便集中精力进行核心技术和部件的自主研发。
参考文献：
1．夏书章 行政效率研究[M] 广州：中山大学出版社，1996
2．徐晓林、杨兰蓉 电子政务导论[M] 武汉：武汉出版社，2002
3．张锐昕 政府上网与行政管理[M]北京：中国大百科全书出版社，2003
4．但宏敏 西方公共行政效率研究的新趋势[J] 地方政府管理 2001，9
5．中国行政管理学会信息化建设课题组中国电子政务发展研究报告[J] 中国行政管理 2002，3
6．张成福 电子化政府：发展及其前景[J] 中国人民大学学报 2000,3
7．汪玉凯 中国政府信息化与电子政务[J] 新视野 2002，2
[①] 伍德罗·威尔逊 行政学研究[A]，彭和平等编译 国外公共行政理论精选[C] 北京：中共中央党校出版社，1997
[②] 李广乾 电子政府与电子政务——理想与现实的关系 [J] 中国计算机报 2002,01
[③] 马克思恩格斯全集：第四十七卷[M] 北京：人民出版社，1980 P268
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