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从管理角度理解和推进协同政务
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| 出处：电子政务工程服务网 日期：2006-8-16 |
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电子政务发展到现阶段，已经在许多领域发挥了重要的作用，对政府管理、企业经营和市民生活都带来了便利。但是，还存在着一些结构性的挑战，业务导向性不强，尤其对全局性、多部门参与的综合业务缺乏有效的切入点，一些方案简单化，没有融合管理的精神和理念。还有就是壁垒多、互通少，技术、业务和数据等标准不一、流程模糊，“孤岛现象”比较普遍，导致电子政务的建设成本和应用成本高、绩效低。
我市经过多年的电子政务试点和规划，今后一两年将全面开展全市的电子政务建设，作为我市具有自主开发电子政务产品及试点实施了部分单位的电子政务开发商，借此次电子政务推进大会之际，华诚软件结合多年来对政府、事业单位、企业单位实施案例的经验，从管理角度介绍下政务理解和推进。
一、 电子政务是协同政务
随着网络技术和应用技术的发展，过去的以项目为单元设计开发的应用管理，即以项目构建独立管理系统，已不能适应现代科学管理的需要，而是将政府、企业管理向平台化、集成化、资源化、决策化、知识化发展，形成协同（知识）办公的政务管理体系。
协同政务是电子政务在新的发展阶段的需要，其核心是资源整合。这里的资源不但包括通常所说的“信息资源”，还包括“管理资源”。前几年，无论是政府机构还是企业，大力建设了各自的网站，推行地方政府网和企业商务网，但是对信息化的建设和推进效果甚微，大多数以完成任务和装饰门面为主，许多网站的信息整年都是老面孔。对于电子政务建设来讲，缺乏“协同”就应用层面失去了意义。只有深刻理解协同政务的“协同”两字，电子政务才能发挥出巨大威力。我们认为解决电子政务的协同性应关注以下几点：
一是协同政务平台的选择及标准性、开放度。协同政务这种平台必须是开放式的，即使IT公司从自身利益出发，也不能人为地制造技术壁垒，否则，随着业务涉及部门的不断增多，以前的平台有可能沦为新的“孤岛”，给客户造成巨大损失。
二是协同政务将更多地把管理内涵融入其中。解决管理流程和跨组织应用是构建协同政务平台的一个方向。无论政府和企业，协调和控制都是管理和服务的重点工作，通过协调和控制才能提高管理和服务的效能。因此，协同政务必须关注业务流程，关注跨组织流程的对接和整合，基于这种理念而开发的协同政务无疑才会具有强大的生命力。
三是协同政务需循序渐进，指导思想必须明确。过去无论是政府还是企业在建设各自的信息应用系统中，重复投资屡见不鲜，比如有权威机构统计，地方企业实施ERP过程其成功率不足40%，其问题核心是ERP建设中未充分考虑协同办公的管理需求，未能达到协同办公的管理模式。电子政务的建设涉及部门业务繁多，我们既需要逐步建设，更需要整体规划，明确具体目标。
协同政务想建设好并且应用得好，确实要花很多时间和精力。作为电子政务建设的牵头部门，在协同政务建设中，一定要从全局角度出发，在统一标准前提下，充分调研相关部门和相关系统的需求及整合，做好服务工作、指导工作。
二、 电子政务以需求为主导
电子政务的需求，来自于业务工作实践。只有确定长期、稳定的来自业务工作自身的内在需求，才有可能形成可持续发展的良性循环，这就要求我们最大限度地控制和培养这类需求。
最有价值的需求，不仅在于工作效率的提高，更体现在科学的决策，优化管理等传统方式难以达到的深层领域——为传统方式所不能为，这才是电子政务的精髓所在。需求也存在于电子政务实施过程的控制中，从代价小，成果明显入手，并用取得的成果弥补付出的代价。例如：在用户选择上，以一线业务人员为突破口，在项目的选择上，以日常工作的实际需要为主攻方向。在已经取得较好效益的电子政务工程中，“金关”、“金税”等成功范例都证明了其合理性。
三、 电子政务建设引导利益最大化
利益最大化的应用之一是有偿共享。形成这种效益的前提是资源使用者同时又是资源提供者，每个资源提供者的利益都通过共享得到了补偿。
现实情况比较复杂，有的资源使用者并没有提供可共享的资源，有的资源提供者本身并不需要资源，且资源的质量不易量化。这种情况下整合利益的关键在于，把资源使用者从共享中获得的利益通过利益补偿机制反馈给资源提供者，使资源提供者和资源使用者在利益分配上趋向平等，从而通过人工干预达成“合作均衡”。只有满足了资源提供者的切身利益，才能保证共享信息的质量、数量，形成资源利用的良性循环。
我们需要建立资源提供者和使用者之间的资源利用监控与评估体系，因此，要做好信息共享，除了统一的规范标准外，还需要公正、有效的资源使用的监控、产权保护，应用效益反馈和评价机制。
比如南通海关在内部电子政务应用中，对每位工作人员采用月底考核，以网上发表文章的量来考核打分，这就是内部的监控、评估体系。
四、 信息化建设以人为本
需求也好，利益也罢，其最小的具体行为单元都是人。信息技术带给人的解放是全方位的：网上办公与网上购物，使人拥有更多的自由时间；工作方式的改变，可增强人的成就感；在线交流沟通，满足了人的社交需求；多媒体娱乐，缓解了日常的焦虑。人是统一可限量的。人本管理不仅要激发人的工作积极性、主动性和创造性，更在于促进人自身的自由，使人获得全面的发展。在信息系统建设中，把信息技术对人需求的满足和自由的提升作用人为地剥离出来并加以抛弃，这是造成业务人员对信息技术普遍缺乏兴趣、水平长期得不到提高的原因之一。
将欲取之，必先予之。要利用信息技术创造价值，必须先让其深入人心。实施人性化的管理，是实现这一步骤的有效手段，也正顺应了现代管理理论的潮流。
五、 电子政务需要重视规划
在进行电子政务项目时“有无前期规划”和“做好前期规划”是完全不同的两个概念。现在几乎所有的项目，都出具了非常规范的项目规划书，但这并不等于规划好。不可否认，许多项目规划书通常参考、甚至是照抄某个类似或者相关工程，而对于本项目，往往缺乏深入的、具体的分析。这就是我们常见的许多项目规划书大同小异，而且往往在执行中又不完全按照项目规划书的要求来实施的真正原因。许多技术实施者还存在这样一种心态：电子政务本身是一件崭新事物，无规律可循，无经验可参，因此只能是探索，是试验，前期规划是无法做好做完善的，只能在错误中摸索经验，例如网络安全，通常是中央、省、地级市和县都拿一个标准，不同部门、不同的流程和不同的环节也用一个标准。这是非常不合理的，不同层面政府、部门和岗位对信息安全标准都应该不一样，绝不能照抄。
为什么项目规划如此重要？这里有三个非常重要的原因：
一是如果项目规划都不完善、不符合要求，将来的实施和评价会出问题，而且将导致责任不清；
二是项目规划不清的话，将来的资源保障也会出问题，要么需要资源的时候不能及时提供，要么浪费了大量的资源；更大的问题是一旦项目完成，将来的维护、更新和管理也将带来更多的问题。
例如在政府门户网站建设中，如果在初期的项目规划中，不能决定网站的基本地位，所提供的功能以及与上下左右政府机构网站的关系的话，那么将来大量的子网站（政府业务部门和其他机构）诞生后，每个网站都会遇到一个非常麻烦的事情。
电子政务工程既是全社会性的工程，又是复杂的业务工程，仅理解以上几点还远远不够，需要全市共同参与，共同出谋划策，希望我们共同在我市电子政务建设的实践中，不断提出新思想、新方法，只有不断创新，才能将电子政务的应用持久地推进。
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