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浅谈行政事业单位信息化建设若干问题
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| 作者：孙玉冰 出处：信息化建设杂志 日期：2005-6-27 |
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近年来，我国经济建设飞速发展，国有资产管理体制改革持续推进，经营性国有资产管理改革卓有成效，但行政事业单位国有资产管理体制改革较为滞后，2005年1月，财政部行政政法司司长李林池在国务院发展研究中心宏观部举办的“行政事业资产管理研讨会”上也指出，“几年来行政事业性资产的管理非常薄弱，流失几乎存在于各个环节”。
根据财政部2002年年底的统计数字，我国行政事业单位国有资产总量超过30406.1亿元，约占国有资产总量的25.7%。行政事业单位国有资产在我国国有资产存量中占有的比重，决定了如何有效、科学地对我国行政事业单位国有资产进行监督和管理，是一个亟需深入研究和探讨的重要问题，而资产管理信息化建设的问题，又是重中之重。
1、 行政事业单位国有资产管理信息化应从国有专项资产管理开始
行政事业单位国有专项资产是行政事业单位所占有或使用的国有资产中，由国家所有的、具有专门经济用途的特定资产。从形式上来看，行政事业单位国有专项资产具体包括行政事业单位所占 有或使用的房屋及建筑物、土地、车辆等运输设备、专用设备和无形资产。
行政事业单位国有专项资产管理的主要内容包括： 建立健全国有专项资产管理规章制度； 实施国有专项资产的产权化管理； 保证国有专项资产的安全和完整； 国有专项资产的合理配置和优化； 国有专项资产的有偿使用，促进保值增值。
现阶段，行政事业单位国有专项资产管理信息化在我国国资管理和信息化建设过程中具有非常重要的意义。
首先，国有专项资产管理信息化建设能够实现行政事业单位国有专项资产的层次化和集中化管理，简化国有专项资产管理工作流程，有效提高国有专项资产管理效率，同时大大降低管理成本，减少财政开支；
其次，国有专项资产管理信息化建设能够实现国有专项资产管理的阳光工程，通过管理审计和跟踪监督等，有效降低或消除行政事业单位国有专项资产管理过程中的非客观因素影响，保证国有专项资产管理的流程化、科学化、规范化，有效防止国有资产的流失；
最后，通过国有专项资产管理信息化建设，能够加强国有专项资产的管理和监控，及时发现闲置或浪费国有专项资产，促进国有专项资产的调剂或调配，优化国有专项资产配置和分布，提高国有专项资产的利用率，保证国有专项资产的保值增值。
因此可以说，国有专项资产管理信息化建设应该成为行政事业单位国有资产管理信息化的首要之选和应用先导。当然，行政事业单位国有专项资产管理信息化建设应切合实际，根据地方信息化建设现状和不同的国资管理模式，选择符合地方特点、满足实际需求的国有专项资产管理信息化建设方案。
2、 行政事业单位国有专项资产管理信息化的五大需求
要开展行政事业单位国有专项资产信息化建设，首先需要充分理解行政事业单位国有专项资产管理信息化建设的关键需求。
2003年7月，国有资产监督管理委员会发布了“关于做好国资委信息化工作的指导意见”，该指导意见虽然主要是针对经营性国有资产管理提出的，但是对于行政事业单位国有资产管理信息化建设也同样具有很强的指导作用和借鉴意义。因此，结合经营性国有资产管理信息化建设主要需求和我国行政事业单位国有专项资产管理改革实践，行政事业单位国有专项资产信息化建设需求主要可以归结为如下五个方面：
(1) 构建行政事业单位内部网络平台：行政事业单位需要建立内部网络平台以满足国有专项资产管理所需要的内部办公和互联审批的需要，该平台形式上可以看作行政事业单位内部以国有专项资产管理为应用重点的网络化业务系统，用户主要来自单位领导、部门以及单位员工，还包括附属营业机构以及非转经单位的部门及人员。
(2) 建立行政事业单位国有专项资产数据库：行政事业单位国有专项资产数据库的建立对应于国有专项资产管理相关信息的采集、管理过程。该数据库将涵盖行政事业单位国资管理相关的行政事业单位基本信息、组织结构信息、房屋及建筑物信息、土地信息、车辆信息、专用设备信息、无形资产信息、资产的购置、入库、调拨、出库、配发、出租、出借、捐赠、报废、调剂等信息、国有专项资产收益信息、国有专项资产相关法律、法规、政策等信息。
(3) 构建行政事业单位国有专项资产管理系统：行政事业单位国有专项资产管理系统对应于国有专项资产管理数据库中的信息处理和分析过程。该系统将主要完成如下功能：能够允许行政事业单位完成本单位国有专项资产的核查、登记、本地管理、申报、查询、分析、统计功能；能够完成各个行政事业单位国有专项资产的购置、入库、调拨、出库、配发、出租、出借、捐赠、报废、调剂等全过程管理；能够基于行政事业单位国有专项资产数据，完成行政事业单位国有专项资产的信息整理、查询、分析、汇总等功能。
(4) 经济分析和决策支持：行政事业单位国有专项资产主管单位能够通过收集和汇总各个行政事业单位国有专项资产有关数据，利用政务智能等技术进行分析研究以辅助领导决策。行政事业单位国有专项资产管理数据库的建立以及行政事业单位国有专项资产管理系统的建设和应用保证了经济分析和决策支持的顺利实现。经济分析和决策支持功能可以通过政务智能工具实现，它可以作为行政事业单位国有专项资产管理系统的子系统存在，也可以作为单独的系统构建于行政事业单位国有专项资产管理系统之上。经济分析和决策支持方面的需求主要包括：能够实时查询行政事业单位国有专项资产分布情况、净值总量，即时发现和盘活资产；通过数据集中管理和定期更新，实现行政事业单位国有专项资产全方位、动态监控；通过及时调整国有资产配置并进行优化，可以提高国有专项资产的使用率，促进国有专项资产的保值增值等。
(5) 其他信息化需求：行政事业单位国有专项资产管理系统需要在切合业务需求的前提下，需要充分保证安全，从物理、网络、数据、应用系统等多个方面建立先进、稳定、可靠的安全体系，同时还应加强安全制度建设，实施安全教育和培训；根据行政事业单位用户的特点，还要求系统具有门户展现功能，满足个性化、集成、交互的功能要求，界面应尽量简单、友好，操作方便，保证可用性、易用性；该系统还需要具有很好的集成性能，以集成目前行政事业单位已经实施的软件、系统、数据库等，保护已有投资，避免投资浪费。
3、 行政事业单位国有资产管理信息化建设的三大转变
随着我国对国有资产监管力度的不断增强，对行政事业单位国资管理信息化需求的不断增加，国有资产保值增值的要求不断明晰，行政事业单位国有资产管理从信息化的角度，归结起来主要呈现出三大转变。
(1) 管理对象的转变：从固定资产管理转向国有专项资产管理
目前，我国行政事业单位国有资产管理信息化建设还大多集中在固定资产管理、设备设施管理、物资管理等方面，着手点还是从独立的管理信息系统角度出发，其管理的重点集中在相对简单的静态信息管理，并且更多的是从财务的角度来进行资产、设备等管理对象的建卡建账，然后在此基础上提供简单的查询、统计、报表等功能。
根据行政事业单位国有资产管理体制改革未来趋势和近期各地方关于行政事业单位国有资产管理实践来看，行政事业单位国有资产管理的对象将逐渐从固定资产转为国有专项资产的管理。这是因为，从财政部关于国有资产的统计来看，在行政事业单位国有资产中，以房屋、建筑物、土地、专用设备等为主的国有专项资产占据很大的比重；其次，行政事业单位国有资产管理中所暴露出的资产管理松散、资产配置不合理、资产使用效率低、资产处置随意、资产流失严重等诸多问题也主要与国有专项资产有关；另外，在促进行政事业单位国有资产改革、保证国有资产保值增值过程中，行政事业单位无形资产是一个不容忽视的重要方面和影响因素；最后，行政事业单位国有专项资产的有效管理能够促进和推动行政事业单位其他形式的国有资产管理改革。所以，在行政事业单位国有资产管理信息化过程中，其管理的对象将逐步由固定资产管理转变为国有专项资产管理。
(2) 管理重点的转变：从单一固定资产卡片管理逐步转向国有专项资产的全过程管理
目前我国行政事业单位的国有资产管理主要功能通常包括：基础资料管理（包括折旧设置、资产类别、使用状态、变动类型、使用部门、增减方式等）、日常业务（固定资产卡片管理、价值变动、非价值变动等）、报表（类别统计表、增减统计表、使用状况统计表、折旧一览表等）、固定资产账薄（总帐、明细帐、分类明细帐等）以及固定资产折旧等。
为了对行政事业单位国有资产进行有效、科学、规范的管理，仅仅限于固定资产的静态信息管理是远远不够的，而是需要对国有专项资产管理的全过程进行管理和监控，从而形成国有专项资产管理的闭环。具体而言，行政事业单位国有专项资产管理不仅要管理国有专项资产的基本属性、卡片信息，而且要从国有专项资产预算开始、一直到资产的购置申请、领导审核 / 审批、资产购置、入库、调拨、出库、配发，然后到资产的处置、捐赠、出售、出租，从而完成行政事业单位国有专项资产的全周期、全过程管理。与此同时，还需要对资产的维修、模拟折旧等提供对应的功能。
除了上述管理功能之外，行政事业单位国有专项资产管理还需要与关联系统建立接口，实现无缝集成，包括行政事业单位的财务管理系统、预算编制系统、项目管理系统，还可以实现内网发布、资产可视化管理、资产智能分析等诸多功能。
(3) 管理目的的转变：从固定资产管理和查询逐步转向国有专项资产的管理、统计、查询分析和决策支持
仅仅提供行政事业单位固定资产的管理和查询已经远远不能满足行政事业单位对国有资产进行规范、有效、科学、安全管理的需要，也不符合行政事业单位国有专项资产未来管理体制改革的趋势。
信息化管理作为一种管理手段，其目的是为了基于信息化管理所获得的基础数据来实现查询、统计、分析并辅助决策。基于行政事业单位国有专项资产的全过程管理所采集的基础数据，能够将从国有专项资产的管理、统计、查询、分析一直到决策支持等一系列的功能变为可能，而这些功能仅仅依靠固定资产的卡片及变动信息是无法实现的。
当行政事业单位需要做出国有专项资产管理相关的决定或者决策时，也需要在国有专项资产管理所采集的详细、准确的数据基础上进行科学、规范的分析，从而获得对应的结果作为其决策的数字依据；另外，实现行政事业单位国有专项资产的合理分布和优化配置，提高国有专项资产的使用效率，防止流失，并尽可能的保值增值，也需要行政事业单位首先要了解国有专项资产的准确数据、总值净值、分布配置情况，从而以此为基础做出正确决策。因此，从管理目的的角度，上述种种需求也要求行政事业单位国有专项资产管理能够覆盖国有专项资产的管理、统计、查询分析和决策支持在内的诸多功能。（作者系北京大学理学博士，江西财经大学ERP研究所客座研究员。）
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