一、方案概述

　　随着我国信息化建设的不断发展，企业的信息化水平也在逐步提高。经过前些年的投资和建设，企业内部与之生产和经营密切相关的信息系统相继建成并投入使用，对企业的日常管理发挥了很大的作用。但随之也产生了一些新的问题，首先是这些信息系统在应用过程中产生了大量有价值的生产经营信息和技术资料，这些信息和资料分散在各个应用系统中，不能得到有效的共享和利用；其次，企业的办公、管理人员在其业务工作中利用计算机制作和查询文档，这些电子文档保存在部门或个人的计算机中，文档的共享使用和安全受到影响；最重要的一点，随着企业在解决了维系其基本的生存和盈利方面的问题之后，为了发展和应对激烈的市场竞争，企业必须朝着更高的核心运营模式迈进，企业的管理层和决策者在企业发展决策活动中、在处理日常管理工作中需要大量占有资料——日常生产、经营活动信息、企业积累的历史信息、最新的政策法规、行业动态，等等。可是，目前众多的企业都缺乏一种有效的手段和途径来解决信息获取和信息共享的问题。

　　其实，企业在其生产和经营活动的发展过程中，已经积累了许多宝贵的历史数据，这些生产经营信息作为智力资本，正日益成为企业提高核心竞争力的重要战略资源。这些信息以不同的载体（纸介质文档、电子文档、图形、视频、音频）分散保存在企业部门和员工个人手中，信息量庞大，关联性差，共享利用困难，信息安全没有保障，信息更新频繁，给信息存储、综合管理、合理利用带来严峻挑战。因此，企业迫切需要一个统一的文档资料综合管理平台，使其既可以整合企业内部所有的业务数据，又兼顾企业历史上形成的图文档资料和现有电子文档以至将来扩展的信息资源，实现企业领导、员工以及异地协同办公对文档资料的安全有效利用，最终达到文档一体化、日常管理自动化、查询利用网络化、异地办公协同化和企业知识管理的目标，以提高企业的综合管理水平，提供企业的核心竞争力。

　　二、方案背景

　　针对企业文档管理与综合应用现状，浙江天宇信息技术有限公司凭借多年全文内容管理领域研发的经验，总结提炼应用于众多企、事业单位文档资料管理项目成果，采用以自主知识产权为核心的全文数据库系统和行业最新技术，开发面向企业及科研机构的文档资料综合管理应用系统。该系统着力于解决以下问题：

　　文档分散，业务系统独立，信息割据与信息孤岛日益严重

　　企业日常办公产生的电子文档由各部门分散管理，集中归档后大都实行目录式保存；业务系统中的数据各自独立，部门负责维护，信息更新不及时。企业文档资料管理缺少整体规划、统一平台，日益形成信息割据和信息孤岛的局面，造成资源浪费和利用的困难，迫切需要整合内部所有文档信息资源。

　　类型众多，格式复杂，海量存储与全息管理面临困难

　　企业文档从内容分类来看，主要有档案、公文、资料和多媒体资源，涉及产品说明书、技术手册、标准规范、工艺图纸、项目文档、合同文档、程序文件、历史图片、培训教材及课件、影像资料等；从存储格式来分析，又分为纸质文档、扫描件、word/ppt/pdf/txt/wps/xml等电子文档、各种数据文件、CAD/jpg/tif/png等图片、图像以及各种音频、视频格式文件。它们依赖于具体的应用程序环境，客观上增加了信息资源统一利用的成本，造成大量产生的电子文档存储与整个信息生命周期的管理缺乏手段。

　　版本更新，安全共享，异地协同和综合利用需求迫切

　　电子文件一方面具有方便使用的特点；另一方面又具有易修改、易拷贝的特点，需要对每个定型的电子文件进行版本控制，防止恶意纂改和信息泄露；更重要的是，企业各部门和异地分支机构无法有效地利用企业内的文档资源，提高工作效率。安全与共享这柄双刃剑成为企业信息化是否取得实效的一块试金石。

　　三、方案内容

　　构建多类型多格式文档资源的统一信息管理平台

　　系统内置有标准的档案、公文、文档资料三个核心管理模板，方便用户手工标引和录入文档信息；也可以自定义文档类型，设置相关字段属性，灵活管理各种类型的文档资料。通过上传功能将用户现有的图、文、声、像等资源作为附件加载到系统，自动建立全文索引。系统提供手工录入、批量导入、XML标准数据交换等多种数据加载方式，轻易完成用户各种类型各种格式文档信息资源的集中管理与展现利用。

　　实现文档资料整个生命周期的全息管理

　　文档流是企业信息流的重要组成部分，也是文档价值的真正体现。系统详细跟踪记录文档录入、编辑、审核、发布、借阅、查询、接收、提交、修改、删除、销毁的整个生命周期，提供版本管理和日志管理功能，监控文档的变更和用户操作的所有信息，为文档资源的挖掘利用提供直观的报表分析工具。

　　支持海量存储与综合利用

　　后台采用经过国家权威部门鉴定的天宇安全全文数据库系统，该系统经过海量数据考验，具有极高的全文存储效率与处理能力，明显优异于基于关系数据库开发的一般文档管理系统。本系统特别注重文档的综合利用，通过全文检索、借阅管理、专题编修、词典管理等多种方式提升文档为企业发展服务的价值。全文检索基于字元索引策略，具有100%查全率和较高的查准率，提供对任意字、词、句、短语、片断的模糊查询、组合查询、逻辑查询、二次查询等多种检索手段。借阅管理既可以管理原件的实体借阅，又可以提供电子借阅手段，用户通过网上提交借阅申请，经过审核批准后即拥有对该文档的浏览或完全控制权限，过期自动失效，相当于借阅归还。专题编研根据用户工作和研究需要，将检索到的全文内容，有选择地加载到自已的专题数据库进行管理，提供专题内容管理和专题检索服务，包括保存、打印、推介、共享等功能，满足用户对文档处理的个性化需求。词典管理可以针对企业部门、文档类型、用户权限、查询特点设置灵活的词典库，提高信息在录入和检索时的效率。

　　搭建流程化的异地协同工作环境

　　在文档资料综合管理平台中，企业的日常管理工作可以通过电子化、流程化的方式展开。企业的通知公告信息分发给相应的员工，通过提示系统随时提醒员工阅读；企业各部门以及分支机构要报送文档，查询资料可以通过网络进行；用户通过设置文档的流向，高效、协同办理日常事务，自动存储办公信息。这一切都得益于本系统架构于JAVA开放平台，采用了国际AJAX最先技术，具有极强的用户体验，适合需求多变的企业级部署。

　　单点登录，实现统一用户管理和身份认证

　　采用基于用户组和角色的身份认证和权限管理策略，实现对信息的分级、分类、分权限管理，有效控制用户访问文档内容的能力，如访问、添加、修改、删除、审批、发布、归档、借阅、销毁、浏览、下载等权限。同时，系统采用32级文档密级管理，实现对数据库结构、记录字段、索引内容的加密处理，确保文档安全。借助LDAP活动目录服务技术，用户只需一次登录，即可操作权限范围内的所有文档内容，不同的用户登录后其看到的界面是不同的，便于业务办理和个性化访问。

　　四、系统配置

　　操作系统：Windows Server 2000、Linux、Unix等各种平台

　　应用服务器：WebLogic、Websphere、金蝶Apusic、Tomcat

　　关系数据库： Oracle 9i以上、DB2、MS SQL Server 2000、MySQL

　　全文数据库：CGRS 5.3

　　最终用户端： MS Internet Explorer 5.5 以上

　　五、方案特点

　　统一的文档信息管理门户，与业务系统紧密集成

　　企业的所有部门、分支机构共用一个统一的文档信息管理门户，有助于信息共享，防止信息孤岛。同时管理来自于档案、公文、人事等各方面的文档信息，整合OA、ERP、MIS等业务系统中的数据，为不同访问者定义不同的个性化访问内容，提升了系统的业务价值和持久的生命力。

　　为企业员工提供协作化的共享平台，实现工作流程化

　　面向企业员工服务的文档资料管理平台，为员工提供了日常工作需要的所有资源和服务，也可以根据企业实际需要灵活定制会议通知、公文处理、公告消息、问题咨询、意见反馈等互动、交流信息，动态、实时了解和掌握企业全面情况，通过协同办公提升工作效率。

　　实现便捷、快速的综合利用服务

　　用户通过登录网络即可查询到工作需要的文档资料，通过在线借阅轻松实现电子文档的浏览与归还，公告通知送达时的消息提醒更富于人性化，个人资料可以加载到我的收藏夹，日积月累成知识宝库。借助这个平台，员工可以享受到更快捷、便利的信息服务。

　　可扩展的平台，灵活的架构

　　应用无止境，企业信息化要从技术层面尽可能应对不断变化的需求带来的挑战。采用国际通用标准和编码规范实现的文档资料综合管理平台，为多国语言转换、分布式部署、移动办公等更广阔的应用提供了强大的支持，保证了企业信息化持续、稳步发展。

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