1． 1系统介绍
　　系统由IE内嵌WORD的方式实现公文的拟制或电子公文的上传，经过用印、审核后形成正式公文，通过OA实现公文在各个政府机关之间的接收、发送等流转。同时对公文的处理状态可以进行监控，对处理过的公文进行查询、统计。 
图4.1：公文交换系统流程图

　　1.1.1 系统登录
　　功能：进入本系统的唯一途径，操作员只有登录后才能操作本系统。
　　1.1.2 菜单说明
　　系统菜单包括公文发送、公文接收、公文查询、公文管理、公文监控。
　　【公文发送】：公文拟制、公文导入、发文管理。
　　【公文接收】：收文管理、公文存档处理。
　　【公文查询】：查询、统计、全市公文统计。
　　【公文管理】：公文交换标准管理、电子印章管理。
　　【系统管理】：角色配置管理、公文发送过程维护。

　　1.2系统操作说明
　　1.2.1公文发送
　　操作员要根据单位管理员选择的公文的流程进行公文的流转发送，可以直接导入公文进行发送，系统对于发送的公文进行了用印审核和监督的处理。
　　1.2.1.1公文拟制
　　1.2.1.1.1公文录入
　　功能：创建新的电子公文，对创建的电子公文进行上传操作。
　　1.2.1.1.2 被退公文
　　功能：显示没有通过审核的被退公文，包括用印被退公文和监督被退公文。
　　 查看用印被退公文
　　 查看监督被退公文
　　1.2.1.1.3 公文用印申请
　　功能：显示公文的用印申请情况，包括待申请用印公文和已申请用印申请。
　　1.2.1.1.4公文用印审核
　　功能：使用电子印章，对公文进行盖章，设置锁定和打印限制功能设定，生成正式公文，等待第三方监督审核，主要包括待用印公文和已申请用印公文管理。
　　 待用印公文
　　1) 选择日期段。
　　2) 通过“查询”功能，显示出时间段内待用印审核的公文列表。
　　3) 利用“查看”功能，系统显示该公文的具体信息。
　　  公文盖章用印
　　如果需用印的公文符合规定，可以进行盖章用印操作，具体步骤如下：
　　A. 选中需要盖章的公文（只能选择一个）。
　　B. 利用“用印”功能，在新的Word界面中显示出该公文的全部内容，然后进行数字签名。
　　C. 盖章完成后，即可完成用印操作。
　　  退回公文
　　A. 如果该公文不符合用印规定，需要退回重新修改可以利用“退回”功能。
　　B. 确定后，系统提示公文退回成功，退回的公文将在“被退回公文”模块中的用印被退公文页面显示。
　　 已用印公文
　　1) 选择日期段。
　　2) 通过“查询”功能，显示该时间段内已通过用印的公文。
　　3) 点击公文标题，将会显示出该公文的具体信息。
　　1.2.1.1.5 公文用印监督
　　功能：公文用印申请成功后，需进行第三方的确认监督，经监督确认后正式公文生成，可以发送，包括待监督公文和已监督公文。
　　 待监督公文
　　1) 选择日期段。
　　2) 通过“查询”功能，显示该时间段内已通过用印审核但需要监督的公文。
　　3) 通过“查看”功能，系统显示出公文的基本要素。
　　4) 可以对该公文进行监督和退回操作，以下分别介绍：
　　 监督公文
　　A. 如认为该公文可以通过监督审核，可以利用“监督”功能。
　　B. 确定后，系统提示公文监督成功。
　　 退回公文
　　A. 如果认为该公文不符合监督要求，拒绝用印监督，可以利用“退回”功能。
　　B. 确定后，系统提示公文退回成功。
　　C. 被退回的公文将在“被退公文”模块中的监督被退公文页面显示。
　　 已监督公文
　　1.2.1.2 公文导入
　　功能：导入已创建好的电子公文及公文附件。
　　注意：公文导入模块可以上传txt、gif、doc、jpg、jpeg、pdf格式的电子公文。
　　1.2.1.3 发文管理
　　功能：实现待发公文和已发送公文的管理。
　　1.2.2 公文接收
　　1.2.2.1 收文管理
　　功能：实现待收公文的发送和已收公文的管理，以及待收公文的接收操作。
　　1.2.2.2 公文文档处理
　　功能：对已接收的公文做进一步的存档处理，主要是在公文系统上的文件进行存档、销毁操作。
　　1.2.3 公文查询
　　公文查询模块是查询由公文交换系统处理过的公文，并且建立或检查公文详尽的索引信息。公文统计模块可以根据发送机构、接收机构、公文种类和其它开放信息进行业务数据统计。
　　1.2.3.1 查询
　　功能：根据查询条件，查找出符合用户条件的公文信息。
　　1.2.3.2 统计
　　功能：查询统计某一条件下公文的数量，包括所有公文交换系统处理的各个状态的公文数量。
　　1.2.3.3 全市公文统计
　　功能：对全市使用的公文交换系统的各个单位收发文数量进行统计。
　　1.2.4 公文管理
　　1.2.4.1 公文交换模板管理
　　1.2.4.1.1 标准公文模板管理
　　功能：根据国家相应标准制定和修改不同类型的模板，以保证公文格式的定制。
　　备注：考虑到公文的复杂性、种类繁多，在格式上很难做到定制模板，同时考虑到各个单位对公文的格式要求不尽相同，以及操作人员需要对文档操作的随意性，因此采用模板套用的方式的意义不是很大。
　　1.2.4.1.2 标准公文分类管理
　　功能：定义和修改公文种类,包括增加公文种类和删除公文种类。
　　1.2.4.2 电子印章管理
　　1.2.4.2.1 用印日志管理
　　功能：对电子印章的使用情况做日志管理，并根据条件查询用印历史记录。
　　1.2.4.2.2 违规用印记录
　　功能：记录和查询违规用印的历史信息。
　　1.2.4.2.3 第三方用印监督
　　功能：查询公文第三方用印监督的历史记录。
　　1.2.5 系统管理
　　1.2.5.1 角色配置管理
　　1.2.5.1.1 单位管理员维护
　　功能：实现对每个单位的操作员进行编辑。
　　1.2.5.1.2 用户权限维护
　　功能：实现对用户的角色管理。
　　1.2.5.1.3 角色维护
　　功能：实现对角色权限的管理，主要有编辑、增加和删除操作。
　　1.2.6 公文监控
　　功能：公文交换监控功能是完成对公文流转过程的监控，能对自己有权限浏览的公文，清楚地了解到公文目前所处的状态，包括待发公文和已发公文的状态监控。
　　1.2.7 回执
　　功能：当接收方接收公文后，会给发送方发回执信息，确认公文已经收到。