国家某办公厅档案处集中保存的纸质档案约1万多卷，300多万页。从80年代开始应用计算机管理档案以来，逐步实现了档案目录级和部分发文、批示的全文管理，计算机辅助档案管理处在快
速发展阶段。随着计算机技术、网络技术与数据库技术的高速发展，办公厅内部用户要求快速获取相关档案信息的成为迫切需要，这就对现代化的档案管理提出了挑战，建立办公厅数字化档案综合应用系统就成为档案信息化建设的重点。

   2、系统建设原则

   （1）系统性。数字化档案综合应用系统作为国家重点建设工程，应站在全局的高度，建立完整的系统框架体系，形成相应的规范、标准。

   （2）档案的完整性与一致性。为实现档案的数据完整性与一致性的需要，系统应创建信息资源目录体系，通过统一的元数据管理，建设逻辑集中、物理分散的共享档案信息资源体系，保证各级各类档案数据的完整性与一致性。

   （3）档案的原始性。为保证档案的原始性，档案数据在正式的进入档案系统前进行数据库的原始性校验，在校验合格后才能进入档案综合应用平台。

   （4）档案的真实性。系统为了保持档案的真实性，在进行档案数字化加工过程中，通过图片格式保存下来，存入档案库；在进入数据库后，进行数据加密及用户权限控制及用户操作审计，有效地防止用户对档案的非法篡改，保证了档案的真实性。

   （5）数据交换的可靠性。系统设计应保证分布数据传输交换的可靠性。

   （6）可维护性、可扩充性、可升级性。系统设计应具有良好的可维护性，简化客户端的维护、能适应业务逻辑的一般性变更而不需更改源程序。档案信息化建设是一项长期的任务，必然从点到面有一个渐进的过程，将随着用户需求的变化，不断的推进，系统的规模也会由小到大、从简单到复杂。因此，要求系统的设计和实施要具有良好的扩展性，满足不断发展的需要。系统设计和产品选型要具有良好的可升级性。

   （7）技术的先进性和成熟性。在设计理念、技术体系、产品选用等方面要求先进性和成熟性的统一，以满足系统在很长的生命周期内有持续的可维护和可扩展。

   （8）安全性。办公厅信息保存的档案许多是国家机密与绝密的档案资料，安全性高是系统建设的关键与保证，所以数字化档案综合应用系统的建设要充分重视系统的安全。系统设计力图给出合理、实用、先进、可靠、综合统一的安全体系建设和运行方案。

   3、建设内容

   国家某办公厅数字化档案综合应用平台基于天宇海量的安全全文数据库管理系统构建，建成后的应用系统基本功能包括：档案数字化加工及管理、档案整理编目、档案内容管理、档案利用、档案辅助实体管理、系统维护及档案信息交换与接口等等。系统充分利用全文信息检索、海量内容管理、数字化加工等先进的技术，建立档案全息数据库，在现有目录库的基础上，实现对全部档案的全文信息管理；逐步实现对照片、录音、录像档案的数字化管理和多种媒体档案的一体化综合管理及图、文、声、像一体化关联检索，具体包括：

   （1）档案数字化加工。档案数字化系统模块融合了高速扫描、OCR识别和辅助标引三项技术，可以将数以万计的纸介质的发文、批示等快速、自动地转换成数字化文本、影像，并实现海量信息高速检索、查询。档案数字化加工工作应具备对档案数字化工作过程中的扫描、模数转换、修版、文字识别、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能。

   （2）档案整理编目。档案整理编目系统作为档案文献资源的整理、编辑与标引的有效工具，应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据主题词（或关键词）及分类号自动标引的功能。

   （3）档案内容管理。档案内容管理系统作为海量档案信息资源的管理平台，主要实现对经过整理编目的各类档案信息内容进行统一的管理与维护；对档案内容的密级进行控制，对档案内容及索引进行加密处理；实现对系统操作用户与档案借阅查询用户进行权限控制，并提供统一的身份验证机制。

   （4）档案利用。档案利用系统主要包含档案信息内容的检索查询、档案的借阅管理、档案的辅助实体管理功能等。检索查询应具备对档案信息数据进行多种途径、全方位的检索查询功能；档案借阅管理包括对档案利用者及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能；辅助实体管理包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理。

   （5）系统维护功能。系统维护主要是保障系统顺利运行，对系统平台进行日常的维护与管理，主要功能包括：用户权限管理、数据恢复和备份、系统日志管理等几个部分。

    （6）档案信息交换与接口系统功能。档案信息交换与接口系统充分考虑数字化档案综合应用平台的实际需要，主要考虑从以下三个方面满足档案信息交换的需要：通过与原有系统的接口，系统支持将原来档案管理系统中的数据迁移并整合到新系统中来；通过与公文管理系统的接口，系统为公文管理系统提供在线或脱机归档的接口，实现办公厅公文管理系统归档的信息；系统通过XML数据交换标准，方便与其他相关系统进行数据交换，以满足系统扩充和将来发展的需要。

   4、安全方案

   数字化档案综合应用平台安全保障体系建设，通过建设综合应用平台安全基础设施、应用系统安全措施和安全管理保障体系，提供访问控制、数据密级控制、数据加密、用户操作审计、防篡改与防抵赖、完整性、可用性、可控性等安全服务，形成集防护、检测、响应、恢复于一体的安全防护体系，实现实体安全、应用安全、系统安全、数据安全、管理安全，以满足数字化档案综合应用平台目前最根本的安全需求。