档案管理经历了三个发展阶段：第一阶段是卡片式手工档案管理方式；第二阶段是计算机辅助档案目录管理方式；第三阶段是档案目录计算机管理与部分档案实体的扫描件相结合管理方式。新一代
的档案管理将是数字化全息档案综合管理的方式。

    目前，绝大部分档案管理软件仍处于第二或第三阶段管理水平。档案管理部门实现计算机辅助管理，停留在目录级管理或目录加档案扫描件管理。这样，无法实现直接从网络上查询、调阅档案、查询效率低；同时，对档案信息的深加工和专题编研困难，利用水平较低。

    浙江天宇信息技术有限公司开发的数字档案综合管理系统，作为第四阶段档案管理软件的新一代的倡导者，主要以全文数据库、多媒体数据库和关系数据库为管理工具，以扫描的纸质档案图像、全文内容、采编与转换的音视频等多媒体资料和档案目录为管理对象，利用海量全文数据库技术、数据加密和压缩存储等技术，实现从档案数字化、档案接收、整理编目到档案利用及档案移交全过程的计算机管理，达到对档案目录、全文和图、文、声、像等多媒体档案统一管理。新的档案管理系统实现了对档案全文内容的管理与智能检索，提高了档案的查全率和查准率；采用了图、文、声、像档案内容的关联管理，大大方便了关联档案内容的查询与利用。数字档案综合管理系统已得到档案界的专家和用户的高度评价，他们认为系统的推广与使用将大大提高我国档案信息化的应用水平。

    系统结构

                                          系统总体结构体系图

    功能概述

    数字化档案综合管理系统以建立档案全息数据库为核心，在功能涵盖档案管理的全过程：档案数字化及生产管理、档案整理编目（立卷和归档）、档案内容管理、档案辅助实体管理（征集、接收、移交）、档案利用（借阅与查询）、档案交换、系统管理、档案安全管理等所有环节。

    1、档案数字化管理
    档案数字化及生产管理系统包括纸质档案数字化、多媒体（照片、录音、录像）档案数字化和数字化生产管理功能。

    纸质档案数字化建立一个集文件高速扫描、模数转换、修版、OCR识别、正文录入、校对、著录、审核等为一体的纸质档案数字化生产线。

   纸质档案数字化工作流程图

    多媒体档案数字化由多媒体档案格式转换、著录、校对、审核组成。对于录音、录像等磁介质的档案进行模数转换，生成符合档案管理标准的数字化存储格式。

    数字化生产管理包括对档案数字化生产流程、人员与质量的管理。

    2、档案整理编目
    档案整理编目系统将数字化部门生产出来或外部接收来的档案件进行必要的编辑、关联、位置调整后，组卷归档、审核并转存到档案数据库中。

    档案采集：根据全宗号和年度等条件，采集各种类型的档案；

    档案整理：档案的完整性、正确性检查、档案的添加与编辑；

    组卷归档：自动立卷和档案归档；

    关联挂接：在不同类型（文字、照片、录音、录像等）的档案件之间建立双向关联；

    审核入库：审核整理编目的结果，通过后自动加载到档案正式库。

    3、档案内容管理
    系统根据用户对档案保密的要求高低程度，可以选择安全全文数据库（SCGRS）或普通全文数据库（CGRS）对档案全息内容进行统一管理：

    档案著录项、全文、扫描件、多媒体等信息的管理；

    档案数据库的管理：数据库设计与组织、数据库日常维护、档案数据库信息交换等；

    档案数据的备份和恢复。

    4、档案辅助实体管理
    辅助实体管理包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的计算机辅助管理。

    5、档案利用
    为用户提供网上档案快速借阅、查询和专项打印等服务与专题编研等档案利用；

    档案借阅管理：档案的借阅、催还、归还管理、借阅情况统计；

    档案检索：著录项检索、全文检索、渐进检索、复合检索、图文声像关联检索等；

    档案浏览：档案全文浏览、扫描件浏览、附件浏览；

    专项打印：案卷目录表、卷内文件目录表和备考表等进行打印；

    专题编研：专题库管理、档案在线编研。

    6、档案交换
    导入原有档案目录管理系统中目录数据及相应的附件；

    提供与机关公文管理系统的接口，通过在线归档方式，实现公文系统中归档信息直接进入档案综合管理系统待归档档案库；

     实现各部门在网上归档；

     系统提供应用开发和数据交换的接口，以满足系统扩充和将来发展的需要，支持XML交换标准。

     7、系统管理
     用户管理：用户注册、注销、用户信息修改、密码修改、用户分类等；

     用户权限管理：根据安全管理的需要，定义各类用户的操作权限；

     词典管理：对主题词典、分类字典、关联词典等进行管理；

     日志管理：对各类用户的操作日志进行记录与管理；

     系统统计：档案库使用的频度统计、用户检索情况统计、检索用词词频统计等。

     8、安全保障体系
     基于PKI的用户身份认证接口；

     基于用户的操作权限管理、数据库密级与用户密级控制、安全操作审计；

     档案数据的存储加密（可选择）、数据的备份与恢复措施。

     系统特点
     1、档案全文管理：系统采用国内先进的CGRS全文数据库系统作为数据管理平台，实现对档案全文内容的管理与全文检索； 

     2、图、文、声、像一体化应用：实现图片、文字、音频、视频等多媒体档案内容关联管理与一体化应用；

     3、快速、准确、全面：系统除提供档案著录项查询，还实现档案内容的全文检索；提高目标档案的查全率与查准率；同时，无须借用档案实体，直接在网上查询、调阅档案和专题编研，提高了档案信息利用的效率和深度；

     4、安全性高：系统允许对档案数据加密、用户操作审计等强大的安全机制，有效地保证了档案数据的安全与保密的需要。

    成功应用案例

    国家某办公厅
    中直001部队
    浙江省档案局
    浙江省水利河口研究院
    温州发电责任有限公司